Tarkastuslautakunta · 16.1.2025

Vantaan kaupungin tilintarkastuspalveluiden hankinta 2025 - 2027

Diaarinumero: VD/2276/02.08.00.00/2024

Päätös

Hyväksyttiin esitys. Pöytäkirja tarkastettiin ja hyväksyttiin tämän pykälän osalta heti kokouksessa.

Asiakirjan teksti

Perustelut

Tilintarkastuspalvelujen toimittajan toimikausi päättyy vuoden 2024 tilintarkastuksen suorittamiseen. Kuntalain 122 §:n mukaan kaupunginvaltuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTtilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Kaupunginvaltuusto valitsi 23.8.2021 7 § tarkastuslautakunnan toimikaudeksi 2021–2025. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kuntalain 121 §:n mukaisesti valtuuston päätettävien hallinnon ja talouden tarkastusta koskevien asioiden valmistelu sekä huolehtiminen kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Tarkastuslautakunta on 24.10.2024 6 § hyväksynyt hankintaa koskevan tarjouspyynnön. Hankinnan kohteen kuvaus Hankinnan kohteena on Vantaan kaupungin sekä kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelut sekä kestävyysraportointiyritysten kestävyysraportointivarmennuspalvelu. Hankinta käsittää: a) Vantaan kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen tilivuosina 2025–2027. b) Vantaan kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen lakisääteisen tilintarkastuksen tilivuosina 2025–2027. c) Lakisääteisen kestävyysraportointivarmennuksen tilivuosina 2025–2027 tilintarkastuslain 3:1.1a§ mukaisesti Vantaan kaupungin tytäryhteisöille, jotka ovat kestävyysraportointiyrityksiä (kirjanpitolaki 7:2.1§ kohta 9) sekä toistaiseksi kestävyysraportointia vapaaehtoisesti tekevälle VTK Kiinteistöt Oy:lle. d) Eräiden lakisääteiseen tilintarkastukseen tai kestävyysraportointivarmennukseen sisältymättömien, tarjoajan toimialaan kuuluvien erityistoimeksiantojen suorittaminen vastaavana aikana. Kyse on tilintarkastajan toimialaan kuuluvista, esim. tilintarkastukseen liittyvistä lisätöistä, ulkopuolisella rahoituksella rahoitettavien hankkeiden tilintarkastuksesta tai muista pienimuotoisista tarkastus- ja asiantuntijapalveluista. Hankinnan jakaminen osiin Hankintaa ei ole jaettu osiin eri palvelutuottajille, koska sen toteutus tiedonkulun, riskienhallinnan ja sopimushallinnan osalta kaupunkikonsernissa ei ole asianmukaista. Etenkin tytäryhteisöjen tilintarkastuksen ja lakisääteisen kestävyysraportoinnin erottamisesta seuraisi eri osien yhteensopimattomuus tai sen riski kaupunkikonsernin näkökulmasta, koska molempien kohteena on sama tytäryhteisön tilinpäätös. Kuntalain 122 § velvoittaa kunnan valitsemaan tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi kunnan tilintarkastusyhteisön, ellei poikkeamiselle ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta julkaistiin 14.11.2024 hankintailmoitus (TED numero 693961-2024) HILMA-ilmoituskanavalla osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Sopimuksen kesto Sopimuksen kesto on kolme (3) vuotta käsittäen vuosien 2025–2027 aikaiset tilikaudet. Sopimuskautta on mahdollista jatkaa kolmella (3) optiovuodella, vuosille 2028–2029 sekä vuodelle 2030. Kysymykset ja vastaukset Hankintayksikkö on vastannut tarjouspyynnöstä esitettyihin lisätietokysymyksiin Tarjouspalvelu.fi- portaalissa 9.12.2024. Tarjoukset Määräaikaan 17.12.2024 mennessä tarjouksen tekivät BDO Oy (2776089-4) ja KPMG Oy Ab (1805485-9). Tarjoajien soveltuvuus Tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjouksien tarjouspyynnön mukaisuus Tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten vertailu ja tarjousten valintaperusteet Tarjoajat sijoittuivat vertailussa seuraavasti: 1. KPMG Oy Ab, 97,5 pistettä 2. BDO Oy, 77,69 pistettä Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan maksimipisteet on 80 ja laadun maksimipisteet 20 (maksimipisteet yhteensä 100 pistettä). Tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamien kokonaishintojen painoarvot ovat seuraavat: - Vantaan kaupungin lakisääteiset tilintarkastuspalvelut tilivuosina 2025–2027, painoarvo 44 %. - Tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelut tilivuosina 2025–2027, painoarvo 50 %. - Tytäryhteisöjen kestävyysraportoinnin varmennus, painoarvo 6 %. Vertailuhinnaltaan halvimman yksikköhinnan (1 kokonaisuus) tarjonnut tarjoaja saa painoarvon mukaiset maksimipisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet (painoarvo). Edellä mainitulla tavalla laskien kaikki kokonaishintojen painotetut pisteet lasketaan yhteen, josta muodostuu tarjoajan hintaosion kokonaispistemäärä. Laatupisteet jaetaan seuraavasti: - Tarjoaja saa 5 laatupistettä, mikäli kaupungin päävastuulliseksi nimettävällä tilintarkastajalla on vähintään kuuden (6) tilikauden ajalta kokemusta päävastuullisena tilintarkastajana toimimisesta yli 65 000 asukkaan kaupungissa, jolla on vähintään viisi (5) tytäryhteisöä. Kokemuksen tulee olla kertynyt tilivuosien 2017–2023 tilintarkastuksesta. Kukin tarjoaja saa 0 tai 5 pistettä. - Tarjoaja saa maksimissaan 5 laatupistettä kaupungin vastuunalaisen tilintarkastajan työn osuudesta. Tarjoaja ilmoittaa tarjouspyynnöllä vastuunalaisen tilintarkastajan työnosuuden tilintarkastuspäivinä vuodessa. Maksimipisteet saa suurimman osuuden ilmoittanut tarjoaja. Muut saavat pisteet kaavalla "(tarjottu arvo / suurin tarjottu arvo) * maksimipisteet". - Tarjoaja saa 2,5 laatupisteitä, mikäli Vantaan Energia -konsernin yhtiöihin nimettävällä päävastuullisella tilintarkastajalla on vähintään kuuden (6) tilikauden ajalta kokemusta suuren energiayhtiön päävastuullisena tilintarkastajana toimimisesta. Kokemuksen tulee olla kertynyt tilivuosien 2017–2023 tilintarkastuksesta. Kukin tarjoaja saa 0 tai 2,5 pistettä. - Tarjoaja saa 5 laatupistettä, mikäli kaikilla konserniyhteisöjen vastuunalaiseksi nimettävillä tilintarkastajilla on vähintään viiden (5) tilivuoden kokemus kuntien tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta tilivuosilta 2015─2023. Kukin tarjoaja saa 0 tai 5 pistettä. - Tarjoaja saa 2,5 laatupistettä, mikäli kestävyystarkastusyhteisöllä on vähintään viiden (5) eri toimeksiantajatahon toimeksiantoa kestävyysraportointivarmennuksesta tai kestävyysraportointivarmennukseen valmistautumisesta. Toimeksiantoihin liittyvien tehtävien pitää olla aloitettu viimeistään 08 /2024. Kukin tarjoaja saa 0 tai 2,5 pistettä. Laatupisteet lasketaan yhteen, josta muodostuu tarjoajan laatuosion kokonaispistemäärä. Tarjouskilpailun voittajaksi valitaan tarjoaja, joka on saanut suurimmat yhteispisteet tarjouspyynnön hinta- ja laatuosion yhteenlasketuista pisteistä. Hankinnan arvo / arvioitu arvo Hankinnan arvo sopimuskaudella (2025–2027) on emokaupungin sekä kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen osalta yhteensä 900 390 euroa. Hankintaa koskevat asiakirjat ovat kokonaisuudessaan nähtävillä kokouksessa sisältäen tarjouspyynnön, kysymykset ja vastaukset, tarjoukset, tarjousten avauspöytäkirjan sekä tarjousten vertailutaulukon.

Kaupunginreviisorin esitys

Päätetään: 1) esittää kaupunginvaltuustolle valittavaksi Vantaan kaupungin ja kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluiden sekä kestävyysraportoinnin varmennuspalveluiden sopimustoimittajaksi tilivuosille 2025–2027 (optio mahdollinen vuosille 2028–2029 sekä vuodelle 2030) KPMG Oy Ab:n sen tähän tarjouskilpailuun tekemän tarjouksen perusteella. 2) esittää, että kaupunginvaltuusto valtuuttaa tarkastuslautakunnan päättämään optioiden käytöstä Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokkaat tai tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi. Vantaan kaupunki antaa tiedoksi Vantaan konserniyhteisöille kaupunginvaltuuston päätöksen sopimuksen laadinnan jälkeen ja liittää siihen mukaan kyseistä konserniyhteisöä koskevan tarjouksen. Valintapäätös syntyy vasta yhtiökokouksen päätöksellä ja sen jälkeen tehtävällä sopimuksella. Pöytäkirja tarkastetaan ja hyväksytään tämän pykälän osalta heti kokouksessa.

Käsittely

Jussi Särkelä ja Naima el Issaoui ilmoittivat olevansa esteellisiä asiassa ja poistuivat kokouksesta klo 19.35.

Liitteet

Alkuperäinen asiakirja · Lähde: Vantaan kaupungin päätökset (Tweb)