Vantin hankintoja ja sopimustenhallintaa koskeva sisäisen tarkastuksen tarkastusraportti

Perustelut

/ PT 6694/00.03.01.00/2026 PT/RK-K/OL Vantaan kaupungin sisäinen tarkastus on lähettänyt konsernijaostolle liitteenä olevan tarkastusraportin koskien Tilapalvelut Vantti Oy:n hankintoja ja sopimustenhallintaa. Tarkastus toteutettiin elo-syyskuussa 2026 ja sen tavoitteena oli varmistaa, että yhtiön hankinnat on tehty lakien ja ohjeiden mukaisesti sekä ostolaskujen käsittely ja niihin liittyvät kontrollit on järjestetty asianmukaisesti, ja että sopimustenhallinta on järjestetty asianmukaisesti. Yhtiön sisäisen valvonnan todetaan raportissa olevan olennaisilta osin hyvällä tasolla. Tarkastuksessa havaitut riskit ovat sisäisen tarkastuksen arvion mukaan vähäisiä. Tarkastuksessa ei havaittu kriittisiä tai keskitason riskejä. Havainnot liittyivät kilpailutuksen suunnitelmallisuuteen, ostolaskujen hyväksyntään, pieniin rautakauppaostoihin ja irtaimen omaisuuden hallintaan. Tarkastusraportissa todetaan, että eräät Vantin itsensä kilpailuttamista sopimuksista on kilpailutettu viimeksi vuonna 2020 tai -21 ja eräästä viimeksi vuonna 2019 kilpailutetusta sopimuksesta on kilpailutus juuri käynnissä. Liian pitkään kilpailutussykliin liittyy raportin mukaan taloudellinen riski siitä, ettei olemassa olevia markkinoita ei hyödynnetä riittävästi, jolloin hankintoja ei tehdä halvimmalta mahdolliselta taholta. Vantin johto on sisäisen tarkastuksen suosituksen mukaisesti laatimassa kilpailutus- ja hankintakalenterin, joka otettaisiin käyttöön 30.11.2026. Ostolaskujen hyväksyntään liittyen sisäinen tarkastus toteaa raportissaan, ettei ostolaskujen hyväksynnässä ei ole olemassa mitään sovittua prosessia, jolla varmistetaan ostolaskujen sopimustenmukaisuus esimerkiksi yksikköhintojen tai alennusprosenttien osalta. Tarkastuksessa ei havaittu, että ostolaskuja olisi hyväksytty väärillä yksikköhinnoilla, mutta tarkastuksessa tunnistettiin riski väärien yksikköhintojen käytöistä erityisesti niiden sopimusten osalta, jotka kaupunki on kilpailuttanut. Toinen havainto liittyi erään toimittajan laskuihin, joiden osalta ei pystytty varmistamaan, että tarjouksen hintalomakkeeseen kirjattu alennus oli saatu aina, kun olisi pitänyt eikä muutoinkaan sitä, oliko laskutettu oikeita yksikköhintoja. Vantin johto on sisäisen tarkastuksen suosituksen mukaisesti selvittämässä kaupungin hankintayksikön kanssa, miten kaupungin kilpailuttamien sopimusten hinnanmuutokset tulevat Vantin tietoon jatkossa. Ko. toimittajan asiatarkastus keskitetään sisäisen tarkastuksen mukaisesti kahdelle ihmiselle, joilla on tieto ja pääsy ajantasaisiin tuotekoodeihin ja että laskutetut hinnat ovat sopimuksenmukaiset. Tarkastuksessa havaittiin, että kiinteistönhoidossa tehdään melko paljon pieniä rautakauppaostoja. Esimerkiksi tämä vuonna Pientyövälineet ja varaosat tilille kirjatuista ostoista lähes joka viides oli arvoltaan alle 10 euroa. Pienimmät havaitut ostot olivat 0,19 €. Tämä johtaa henkilöstöresurssien tehottomaan ajankäyttöön sekä siihen, että tositteiden käsittelykustannukset ovat pienissä laskuissa kohtuuttoman suuret suhteessa laskun suuruuteen. Vantin johto on sisäisen tarkastuksen suosituksen mukaisesti kilpailuttamassa rautakauppatuotteita siten, että kilpailutuksessa huomioidaan tulevan toimittajan koontilaskumahdollisuus ja toimitusmahdollisuus tulevaan perustettavaan Vantin kiinteistöpalvelujen keskusvarastoon. Irtaimen omaisuuden hallinnan osalta raportissa todetaan, että irtaimistoluetteloiden ajantasaisuus ja merkinnät olivat osittain puutteellisia, ja että tämä johtaa riskiin siitä, että omaisuudenhallinta on puutteellista. Vantin johto on sisäisen tarkastuksen suosituksen mukaisesti suorittamassa inventaarion kaikissa tuotantoautoissa sekä toimitiloissa sekä laatimassa jatkuvasti päivitettävä irtaimistoluettelo laitteiden sarjanumeroineen. Konsernijaosto 20.10.2026 Kaupunginjohtajan esitys: Päätetään a) merkitä tiedoksi sisäisen tarkastuksen tarkastusraportti koskien Vantaan Tilapalvelut Vantti Oy:n hankintoja ja sopimustenhallintaa; ja b) kehottaa yhtiötä huomioimaan tarkastusraportin suositukset toiminnassaan.