Työterveyshuollon palveluiden hankinta (noin 27 000 000 euroa, alv 0 %)

PT/TE/S-KS/MT Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat lakisääteiset, ennaltaehkäisevät ja hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaiset työterveyspalvelut sekä työterveyshuollon hyvän sairaanhoitokäytännön mukaiset yleislääkäritasoiset sairaanhoitopalvelut. Hankinnan kohde oli kuvattu tarkemmin liitteessä 2 Palvelukuvaus alaliitteineen. Työterveydenhuollon palveluilla tarkoitetaan tässä hankinnassa terveydenhuoltolaissa (1326/2010), työterveyshuoltolaissa (1383/2001) ja valtioneuvoston asetuksessa (708/2013) määrittelemiä hyvän työterveyshuoltokäytännön periaatteita työterveyshuollon sisällöstä ja ammattihenkilöiden koulutuksesta sekä muualla lainsäädännössä tarkoitettuja työterveyspalveluja. Hankinta koskee Vantaan kaupungin henkilöstöä. Henkilöstö työskentelee Vantaan kaupungin alueella. Sopijapuolet aloittavat palvelutuotannon ja kumppanuuden tarjouspyynnön liitteenä olleiden sopimusluonnosten, palvelukuvauksen ja toimintasuunnitelman mukaisesti. Palvelujen sisältöjä ja toimintatapoja kehitetään määrätietoisesti hyvän kumppanuuden hengessä. Tarjouskilpailun perusteella valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Hankintaan sisältyy optioita liitteessä 2 esitetyn mukaisesti. Tilaaja päättää optioiden käyttöönotosta optiokohtaisesti erikseen. Hankinnan jakamattomuus osiin Hankinnan kohteen kokonaisuus ja palvelun toimivuus ja sujuvuus huomioiden hankintaa ei ole mahdollista jakaa osiin. Hankintamenettely Vantaan kaupunki on julkaissut 21.3.2025 Sote- ja muita erityisiä palveluja koskevan EUhankintailmoituksen HILMA-portaalissa, Internetosoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, sekä Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan sähköisessä TED-portaalissa. Sopimuskausi Sopimus on määräaikainen kaksi (2) vuotta alkaen 01.01.2026. Kahden (2) vuoden määräaikaisuuden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Kysymykset ja vastaukset Hankintayksikkö on vastannut tarjouspyynnöstä esitettyihin lisätietokysymyksiin Tarjouspalvelu.fiportaalissa 11.4.2025. Tarjoukset Tarjousten jättämistä koskevaan määräaikaan 24.4.2025 kello 12 mennessä tarjouksen tekivät Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy ja Suomen Terveystalo Oy. Tarjousten täsmennykset Hankintayksikkö on 29.4.2025 pyytänyt Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy:ltä täsmennystä tarjoukseen referenssien keston ja yhteyshenkilöiden tietojen osalta. Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy on 30.4.2025 toimittanut täsmennyksen ja vastannut siinä hankintayksikön esittämiin kysymyksiin. Hankintayksikkö on 29.4.2025 pyytänyt Suomen Terveystalo Oy:ltä täsmennystä tarjoukseen referenssien keston osalta. Suomen Terveystalo Oy on 29.4.2025 toimittanut täsmennyksen ja vastannut siinä hankintayksikön esittämiin kysymyksiin. Tarjoajien soveltuvuus Saatujen tarjousten täsmennysten jälkeen hankintayksikkö totesi, että tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Kriisitilanteisiin varautuminen Tarjouspyynnön kohdassa ”Tarjouspyynnön muut ehdot” on vaadittu, että ”Tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnön liitteessä 1 Sopimusluonnos, liitteessä 1.1 Sanktiotaulukko ja liitteessä 1.2 Haltuunottosopimusluonnos olevat keskeiset sopimusehdot. Tarjoaja ei saa esittää omia sopimusehtoja.” Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy on vastannut ko. vaatimukseen ”Kyllä”. Tarjouspyynnön kohdassa ”Tarjouspyynnön muut ehdot” on lisäksi vaadittu tarjoajia lataamaan tarjouksensa liitteeksi alustava suunnitelma kriisitilanteisiin varautumisesta. Vaatimukseen on kirjattu, että ”varautumissuunnitelmassa on huomioitava liitteessä 1 Sopimusluonnos esitetyt ehdot kriisitilanteisiin varautumisen osalta. Tarjouspyynnön liitteessä 1 Sopimusluonnos, kohdassa 22. ”Kriisitilanteisiin varautuminen” on esitetty muun ohella seuraavaa: ”Palveluntuottaja sitoutuu varautumaan mahdollisiin kriisitilanteisiin sopimuskauden aikana. Kriisitilanteella tarkoitetaan kaupungin työssä tapahtuvia äkillisiä traumaattisia, henkeä uhkaavia ja/tai kuolemantapahtumia sekä vakavia onnettomuustilanteita. Palveluntuottaja järjestää tarvittaessa psykologisen jälkipuinnin (debriefing) yksilölle tai yhteisölle työyhteisössä tarvittaessa jo tapahtumapäivänä ja Kelan ohjeistuksen mukaisesti. Palveluntuottaja vastaa siitä, että sillä on käytössään tai nopeasti saatavilla tarvittavat resurssit kriisitilanteita varten. Palveluntuottaja toimittaa alustavan suunnitelman kriisitilanteisiin varautumisesta tarjouksensa yhteydessä. Palveluntuottaja ja Tilaaja täydentävät suunnitelmaa yhteistyössä ennen sopimuksen allekirjoittamista.” Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy on toimittanut tarjouksensa liitteenä alustavan suunnitelman kriisitilanteisiin varautumisesta, johon on muun ohella kirjattu: ”Tarjouspyynnössä kysytty debriefingryhmäistunto tai yksilön jälkipuinti ei tule kyseeseen samana päivänä.” Esitetty kirjaus on tarjouspyynnön vastainen, sillä hankinta-asiakirjoissa on edellä esitetyn mukaisesti vaadittu, että palveluntuottaja järjestää psykologisen jälkipuinnin (debriefing) yksilölle tai yhteisölle työyhteisössä tarvittaessa jo tapahtumapäivänä. Haltuunottosuunnitelma Tarjouspyynnössä on vaadittu, että tarjoajan tulee ladata tarjouksensa liitteeksi haltuunottosuunnitelma. Vaatimuksessa on esitetty, että ”Haltuunottosuunnitelmassa on huomioitava liitteessä 1.2 Haltuunottosopimusluonnos esitetyt ehdot”. Lisäksi, kuten edellä tässä päätöksessä on esitetty, tarjoajien on tullut kokonaisuudessaan sitoutua tarjouspyynnön liitteen 1 Sopimusluonnos sopimusehtoihin. Osana haltuunottosuunnitelmaa tarjoajien on tullut kuvata muun muassa haltuunoton tehtäväkohtaiset ja projektikohtaiset vastuut. Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy on toimittamassaan haltuunottosuunnitelmassa kuvannut projektissa toimivien henkilöiden ja ohjausryhmän roolit. Taulukossa A= omistaja, joka tekee päätökset ja vastaa tavoitteista, R= toteuttaja, joka vastaa, että toiminta toteutuu, C= konsultoija, joka antaa näkemyksiä toimintaan. Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy on kuvannut, että laskutusprosessin osalta Asiakasorganisaation edustaja (t) on R ja tarjoajan Asiakkuus-/projektipäällikkö on A/R, eli omistaja, joka tekee päätökset ja vastaa tavoitteista. Sopimuksessa on määritelty maksuehtoa ja laskutusta koskevat ehdot, ja näin ollen Asiakkuus-/projektipäällikkö ei ole laskutusprosessin omistaja, joka tekee päätökset ja vastaa tavoitteista. Lisäksi Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy on esittänyt, että projektin loppuarvioinnin ja loppuraportin osalta Asiakasorganisaation edustaja (t) on C ja tarjoajan Asiakkuus-/projektipäällikkö on A/R eli omistaja, joka tekee päätökset ja vastaa tavoitteista. Haltuunottosopimuksen kohdan 8.7 mukaisesti ”Tilaaja päättää palveluntuotantoon siirtymisestä ohjausryhmän kokouksessa”, ja kohdan 11.4 mukaisesti ”Tilaaja on velvollinen antamaan Palveluntuottajalle kirjallisen hyväksynnän haltuunotosta, joka vahvistetaan haltuunoton ohjausryhmän kohdan 7.7 mukaisessa palaverissa, ellei sen epäämiseen ole objektiivisesti arvioiden painavaa perusteltua syytä.”, ja siten tarjoajan Asiakkuus-/projektipäällikkö ei ole projektin loppuarvioinnin ja loppuraportin omistaja, joka tekee päätökset ja vastaa tavoitteista. Edelleen taulukossa on esitetty, että työterveysyhteistyön prosessikuvausten osalta Asiakasorganisaation edustaja (t) on R/C ja Koordinoiva työterveyslääkäri on A/R, eli omistaja, joka tekee päätökset ja vastaa tavoitteista, sekä että toimintasuunnitelman päivityksen ja hyväksynnän osalta Asiakasorganisaation edustaja (t) on R ja Koordinoiva työterveyslääkäri on A/R, eli omistaja, joka tekee päätökset ja vastaa tavoitteista. Liitteen 2 Palvelukuvaus mukaan ”Tilaajalle laaditaan Palveluntuottajan kanssa yhteistyössä työterveyshuollon kirjallinen kaupunkitasoinen toimintasuunnitelma, jonka tulee sisältää muun muassa työterveyshuollon yleiset tavoitteet sekä työpaikan olosuhteisiin perustuvat tarpeet ja niihin suunnitellut toimenpiteet. Kaupunkitasoisen toimintasuunnitelman tulee rakentua toimialojen tarpeista, joita Palveluntuottajan tulee selvittää yhteistyössä Tilaajan kanssa. Työterveyshuoltolain (1383/2001) 11 §:n mukaan työnantajalla on oltava työterveyshuollosta kirjallinen toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelma on työnantajan vastuulla, eikä Palveluntuottaja tai sen edustaja voi siten olla toimintasuunnitelman osalta omistaja, joka tekee päätökset ja vastaa tavoitteista. Haltuunottosopimuksen kohdan 9.3 mukaan Palveluntuottaja vastaa haltuunoton valmisteluryhmän työskentelystä ja haltuunoton läpiviennistä. Edellä mainitulla ei kuitenkaan siirretä mitään päätäntävaltaa Palveluntuottajalle. Haltuunottosopimuksen kohdan 9.5 mukaan ”Haltuunoton valmisteluryhmässä päätökset pyritään tekemään yksimielisesti. Mikäli jostain asiasta ei kuitenkaan päästä yksimielisyyteen, asia tulee viedä haltuunoton ohjausryhmän päätettäväksi.” Edellä esitetyn mukaisesti mikään haltuunottoon kuuluva tehtävä ei voi olla Palveluntuottajan päätäntävallassa. Edelleen kohdan 6.8 mukaisesti ”Palveluntuottaja ja Tilaajan edustaja yhdessä päivittävät tarjouskilpailussa hyväksytyn haltuunottosuunnitelman mukaisen lopullisen kirjallisen haltuunottosuunnitelman lainvoimaisen hankintapäätöksen jälkeen haltuunottosuunnitelmassa kuvatulla tavalla.” Ko. kohdan mukaisesti haltuunottosuunnitelman tulee olla jo tarjouksen yhteydessä hyväksytty, eli tarjouspyynnön mukainen. Edellä esitetyillä perusteilla Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy:n haltuunottosuunnitelma on tarjouspyynnön vastainen. Laadunvarmistus Tarjouspyynnössä on vaadittu, että ”Tarjoajalla on käytössään toimintansa laadunvarmistamiseksi laatujärjestelmä / -menetelmä (ISO 9001:2015 laatusertifikaatti tai vastaava), joka on tarjoajan organisaatiossa yleisesti käytössä. Laadunvarmistusjärjestelmän tulee olla dokumentoitu. Laadunvarmistusmenetelmällä tulee voida mitata palvelun laatua. Lisäksi tarjoaja kuvaa, miten mahdollisen alihankkijan toiminnan laatu varmistetaan.” Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy ei ole tarjouksessaan kuvannut, miten alihankkijan toiminnan laatu varmistetaan, ja tarjous on näiltä osin tarjouspyynnön vastainen. Hankintayksiköllä on velvollisuus tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi hylätä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset. Yllä esitetyillä perusteilla Pihlajalinna Lääkärikeskukset Oy:n tarjous on hylättävä tarjouspyynnön vastaisena. Suomen Terveystalo Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen. Tarjousten valintaperusteet Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinnan maksimipisteet on 45 pistettä ja laadun maksimipisteet 55 pistettä (yhteensä 100). Halvimman kokonaishinnan tarjouksessaan antanut tarjoaja saa tarjousvertailussa 45 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan voittajan tarjoukseen laskukaavalla: (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) x maksimipisteet. Laatupisteytys jakautuu seuraavasti: - Työkykyjohtamisen järjestelmä ja raportointi, max pisteet 70 - Hoidon tarpeen arviointi, max pisteet 30 Laatupisteiden muodostuminen oli esitetty tarkemmin tarjouspyynnön kohdassa "Hankinnan kohteen kriteerit". Laadun maksimipisteet yllä esitetyistä pisteytettävistä kohdista on yhteensä 100. Eniten laatupisteitä yhteensä (100:sta) saanut tarjoaja saa laadun osalta 55 pistettä laatuvertailuun. Muiden tarjoajien laatupisteet lasketaan laskukaavalla: (tarjoajan laatupisteet / suurimmat laatupisteet) x maksimipisteet. Tarjoajien saamat hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Eniten yhteispisteitä saanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja. Tarjousten laatupisteytys ja vertailu Tarjouspyynnössä oli esitetty, että tarjoajat esittelevät demotilaisuudessa työkykyjohtamisen järjestelmän, ja että demotilaisuudessa esitellään järjestelmästä kaikki laatupisteytettävät osiot. Edellä kuvatun lisäksi demotilaisuudessa tuli esitellä palvelukuvauksen vähimmäisvaatimuksista seuraavat osiot: - Palveluntuottajan on pystyttävä raportoimaan Hoidon tarpeen arviointikontaktien luku määrä - Palveluntuottajan pitää pystyä ajamaan ja esittämään ko. Raportit Tilaajalle tarvittaessa kuukausitasolla. Poikkeuksellisesti päivä/viikko tasolla ja vähintään osavuosikatsauksittain (1-4kk, 1-8kk ja 1-12kk) Demotilaisuudessa hankintayksikkö varmistaa laatupisteiden oikeellisuuden ja vähimmäisvaatimuksen täyttymisen. Hankintayksikkö järjesti tarjoajien kanssa demotilaisuudet tarjouspyynnössä esitetyn mukaisesti 28.4.2025. Koska tarjouskilpailuun saapui vain yksi hyväksyttävä tarjous, tarjousten laatuvertailua ja kokonaisvertailua ei suoritettu. Hankinnan ennakoitu arvo Hankinnan arvioitu kokonaisarvo neljälle (4) vuodelle on noin 27 miljoonaa euroa. Arvioitu arvo sisältää nyt hankinnan kohteena olevien palveluiden lisäksi optiona mukana olevat palvelut. Toimivalta Vantaan kaupungin hallintosäännön 12.5.2025 luvun 13 §:n 2 mukaisesti kaupunginhallituksen jaostot päättävät tehtäväalueellaan EU:n kynnysarvon ylittävistä palveluhankinnoista. Konsernijaoston tehtäväalueena on henkilöstöpalveluiden, konsernipalveluiden, kuntademokratian sekä talouden ja strategian palvelualueet sekä viestinnän ja sisäisen tarkastuksen palveluyksiköt. Luvun 13 § 7:n mukaan Henkilöstöjohtaja päättää kaupungin keskitettyjen kehittämis- ja valmennuspalveluiden, rekrytointiin liittyvien palveluiden sekä työterveyshuollon palveluiden hankinnoista 1 000 000 euroon saakka (alv 0%) tai ilman ylärajaa, jos hankinta tehdään Hansel Oy:n kilpailuttamana yhteishankintana. Tämä päätös on ehdollinen siihen saakka, kun ylemmällä toimielimellä on mahdollisuus käyttää kuntalain 92 §:n mukaista otto-oikeuttaan. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokkaat tai tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi. Asiakohdan salaiset materiaalit sekä tausta-aineisto on konsernijaoston jäsenten nähtävillä luottamushenkilöiden extranetissä.

Työterveyshuollon palveluiden hankinta (noin 27 000 000 euroa, alv 0 %)

Päätös

Asiakirjan teksti

Perustelut

Kaupunginjohtajan esitys