Jälkitarkastusraportti koskien A-kumppanit Oy:n käyttöä kaupungissa ja sen tytäryhteisöissä

tytäryhteisöissä /PT 1901/00.03.01.00/2023 PT/RK-K/OL Sisäinen tarkastus teki tammikuussa 2023 valmistuneen tarkastuksen Vantin kiinteistöpalveluiden hankinnoista. Konsernijaosto päätti 20.3.2023 (§ 4) merkitä tiedoksi sisäisen tarkastuksen 2.2.2023 päivätyn tarkastusraportin ja kehottaa yhtiötä huomioimaan tarkastusraportin suositukset sekä selostusosassa todetut kehittämistoimenpiteet toiminnassaan. Sisäinen tarkastus teki Vantissa jälkitarkastuksen, josta annettu, 8.1.2024 päivätty, raportti oli konsernijaostossa käsiteltävänä 5.2.2024 (§ 5). Sisäinen tarkastus totesi tarkastusraportissaan 2.2.2023, että se tulee tekemään välittömästi tarkastuksen päätyttyä erillistarkastuksen A-Kumppanit Oy:n käytöstä kaupunkikonsernissa ja antaa siinä yhteydessä arvion vesivahinkojen päivystystöiden ja jälkivahinkojen torjuntatöiden (mm. kosteusmittaus- ja kuivatustyöt sekä kosteusvauriopurku- ja kunnostustyöt) hankintojen toteutustavan lainmukaisuudesta. Sisäinen tarkastus on antanut raporttinsa ”A-Kumppanit Oy:n käyttö Vantaan kaupungissa ja sen tytäryhteisöissä” 20.3.2023. Tarkastusraporttia ei tuotu tiedoksi konsernijaostolle, koska tarkastus koski yleisesti A-Kumppanit Oy:n käyttöä kaupungissa ja sen tytäryhteisöissä. Jälkitarkastusraportti tuodaan kuitenkin tiedoksi konsernijaostolle siltä osin kuin siihen on kirjattu nimenomaisesti Vanttia koskevia havaintoja ja suosituksia. Sisäinen tarkastus kehotti tarkastusraportissaan 20.3.2023 kaupunkiympäristön toimialaa kilpailuttamaan vesivahinkojen päivystystyöt ja niihin liittyvät jälkivahinkojen torjuntatyöt välittömästi Vantin ja VTK:n kanssa. Työt on sittemmin kilpailutettu ja asiassa on siten toimittu tarkastusraportin suosituksen mukaisesti. Sisäinen tarkastus kehotti raportissaan 20.3.2023, että jatkossa toimitilajohtamisen yksikön ja Vantin tulee vaatia, että vesivahinkourakoitsijoiden lähettämien laskujen liitteenä toimitetaan aliurakoitsijan laskut arvonlisäverolainsäädännön vaatimusten mukaisesti ja yleiskustannuslisäveloituksen oikeellisuuden varmistamiseksi. Jälkitarkastuksessa havaittiin useita puutteita kilpailutuksessa 1. sijoittuneen PR-Saneeraus Oy:n laskujen asiatarkastuksen suhteen. Sisäinen tarkastus esittää raportissaan johtopäätöksenä, että Vantissa on huomattavia puutteita sisäisen valvonnan osalta laskujen asiatarkastuksessa ja hyväksymisessä. Sisäinen tarkastus toteaa jälkitarkastusraportissaan, ettei asiassa ole toimittu tarkastussuositusten mukaisesti, ja että jälkitarkastusraportti tulisi käsitellä Vantti Oy:n hallituksen kokouksessa. Jälkitarkastusraportin havainnoista on kerrottu Vantin hallitukselle 22.1.2025. Vantti on tunnistanut puutteita laskujen asiatarkastuksessa ja tunnistanut niiden juurisyiksi puutteellisen toimittajahallinnan ja sopimustuntemuksen, puutteet tilausvaiheen menettelyissä, sekä osaamishaasteet tulkita tietyissä tilanteissa kaupungin sopimuksia (ja julkista hankintalakia). Puutteiden korjaamiseksi Vantti on tehnyt seuraavia toimenpiteitä, joilla pyritään varmistamaan, että laskuttajien laskut ovat sopimusten mukaisia ja yksikköhinnat oikein. Seuraavat korjaavat toimenpiteet on esitelty Vantin hallitukselle 5.3.2025 ja niitä on kuvattu tarkemmin konsernijaoston extranettyötilassa luettavissa olevassa Vantin yhteenvedossa: 1. Hankinta- ja tilausosaamisen varmistaminen (prosessin ja ohjeistuksen päivittäminen, perehdytys) 2. Toimittajahallinnan parantaminen Vantin Kiinteistöpalveluissa (toimittajahallinnan ohjeistus) 3. Asiatarkastuksen valvonta (asiatarkastuksen sisäisen valvonnan ohjeistus) 4. Sopimustulkinta-avun pyytäminen kaupungilta määrittelemättömien erityistöiden osalta

Jälkitarkastusraportti koskien A-kumppanit Oy:n käyttöä kaupungissa ja sen tytäryhteisöissä

Päätös

Asiakirjan teksti

Perustelut

Kaupunginjohtajan esitys

Liitteet