DigiOne-yhteistyösopimuksen ja toimitussopimuksen muuttaminen

DigiOne-yhteistyösopimuksen ja toimitussopimuksen taustaa Kaupunginhallitus 19.10.2020 § 14 päättänyt hyväksyä DigiOne-yhteistyösopimuksen. Yhteistyösopimuksella Tiera Oy (jäljempänä Tiera) sekä Vantaan, Espoon, Oulun, Tampereen ja Turun kaupungit sopivat DigiOnen toteuttamisesta yhteistyössä. Myöhemmin sopimukseen ovat liittyneet Lahden ja Jyväskylän kaupungit. Espoo ja Tampere ovat poistuneet hankkeesta 2024 (yhteistyösopimuksen jäljellä olevat kuntaosapuolet eli Vantaa, Turku, Oulu, Lahti ja Jyväskylä jäljempänä Edelläkävijäkunnat). DigiOne-hankkeessa toteutetaan oppimisen ja koulutuksen järjestelmiä yhteen kokoava valtakunnallinen digitaalinen alusta, jossa on koottuna käyttäjäystävällisesti kaikki opettajan, oppijan, rehtorin, huoltajien ja hallinnon käyttämät tiedot, järjestelmät ja palvelut. Alustan tavoitteena on kasvaa opetusalan valtakunnalliseksi digitaaliseksi ekosysteemiksi, johon myös muut opetuksen järjestäjät ja alan toimijat voivat liittyä. DigiOne-alustan on ollut tarkoitus kattaa palvelut perusopetukseen ja lukiokoulutukseen. Alkuperäinen Yhteistyösopimus jakautuu hankevaiheeseen sekä jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen. Hankevaiheessa Edelläkävijäkuntien ja Tieran on tarkoitus kehittää DigiOne ekosysteemiä ja palvelualustaa yhdessä ekosysteemiin kuuluvien palveluiden tuottajien kanssa siten, että jatkossa ratkaisu on käytössä useissa eri kunnissa ja että muut kunnat osaltaan osallistuvat DigiOnen jatkokehittämisen kustannuksiin. Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen siirryttäessä DigiOne luovutetaan Tieran hallinnoitavaksi ja sitä kehitetään tarkoituksena saattaa ekosysteemi mahdollisimman laajasti käytettäväksi. Vantaan kaupunki toimii hankkeen isäntäkuntana, joten Vantaan kaupungin tehtävänä on hankevaiheen aikana hoitaa ohjausryhmän ja muiden hankkeen aikaisen hallintamallin elinten linjausten täytäntöönpano siten, että hanke toteutetaan sopimuksen, hankesuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisesti. Kaupunginhallitus hyväksyi 19.12.2022 DigiOne-yhteistyösopimuksen muutossopimuksen, jossa sovittiin mm. hankkeen lisärahoituksesta yhteensä 2,2 Me (Vantaan osuus 0,4 Me) ja hankkeen jatkumisesta vuodelle 2024. Lisäksi kuntaliitto myönsi 0,25 Me:n tuen hankkeelle. Tällöin hankkeen kokonaisbudjetti oli 14,5 Me. Kaupunginhallitus päätti 11.12.2023 Vantaan osallistumisesta Edelläkävijäkuntien yhteiseen Business Finlandille osoitettuun hankehakemukseen ja hankkeeseen (kustannusarvio 2 570 000 euroa, josta Business Finland Oy rahoittaa puolet ja Vantaan omarahoitusosuus on 231 660 euroa). Kaupunginhallitus päätti 11.12.2023 myös yhteistyösopimuksen muuttamisesta. Yhteistyösopimuksen muutossopimuksessa sovittiin hankkeen lisärahoittamisesta enintään yhteensä 11, 8 Me (Vantaan osuus on 2,1 Me) ja hankkeen jatkamisesta vuodelle 2025 ja mahdollisesti tätä pidempään siten, että hanke päättyy, kun lukio-opetuksen toiminnallisuudet sisältävä versio on luovutettu Tieralle ja hanke on ajettu alas. Hankkeen kokonaisbudjetti oli tuolloin noin 20,4 M€ (ei sisällä Business Finlandin ja Kuntaliiton rahoitusta), josta Vantaan osuus oli 3,7 Me. Kaupunginhallitus on 21.10.2024 hyväksynyt sopimuksen nimeltään DigiOne-hankkeen muuttaminen sekä ICT-kehitystyön Toimitussopimus (jäljempänä Toimitussopimus, liitteenä yhteenveto Toimitussopimuksen ydinsisällöstä), jolla muutettiin yhteistyösopimusta siten, että Tiera otti vastatakseen ICT-kehitystyöstä. ICT -kehitystyön viivästyminen Toimitussopimuksen solmimisen jälkeen DigiOne ICT-kehitystyö on viivästynyt merkittävästi. DigiOne ei tule valmistumaan Toimitussopimuksen mukaisessa aikataulussa tai kustannuksilla. DigiOnesta on aiheutunut Toimittajalle enemmän kustannuksia, kuin Toimitussopimuksessa on sovittu. Perusopetuksen toiminnallisuudet sisältävien versioiden 2.0 ja 2.1 kehitystyö on edelleen kesken ja on selvää, että DigiOne-hankkeen puitteissa ei ole mahdollisuutta toteuttaa lukion toiminnallisuudet sisältäviä versioita 3.0 ja 3.1. Tieran ja Edelläkävijäkuntien välillä on erimielisyys siitä, mikä on aiheuttanut ICT-kehitystyön ja hankkeen viivästymisen. Tiera on katsonut, että merkittävä osa työmäärän kasvusta ja aikataulun venymisestä johtuu siitä, että hankeaikaiset määrittelyt, joista Edelläkävijäkunnat ovat vastuussa, eivät olleet riittävän tarkalla tasolla, kun ne luovutettiin Tieralle 1.9.2024. Tämä on Tieran mukaan aiheuttanut työmäärien kasvua sekä määrittelyiden että kehityksen osalta. Edelläkävijäkunnat ovat 19.9.2025 päivätyllä reklamaatiolla ilmoittaneet Tieralle, että hankkeen viivästyminen ei ole johtunut Edelläkävijäkunnista, vaan että ICT-kehitystyön viivästyminen johtuu siitä, että Tiera ei ole saanut ICT-kehitystyötä tehtyä sovitussa aikataulussa ja sovituilla kustannuksilla. ICT-kehitystyöhön varatut rahat ovat loppumassa marraskuun 2025 alussa. DigiOnen ICT-kehitystyön valmiusaste Kunnat ovat jo aloittaneet käyttöönoton ja ensimmäiset osaversiot ovat jo henkilökunnan tuotantokäytössä. Kokonaisuus, jolla pilottikoulut lähtevät liikkeelle on valmistumassa marraskuussa 2025. Perusopetuksen kehitystyön kokonaisvalmiusaste on n. 90 %. Neuvoteltu ratkaisu DigiOnen saattamiseksi tuotantokäyttöön perusopetuksen osalta Tiera ja Edelläkävijäkunnat ovat neuvotelleet asiassa sovintoratkaisusta, jolla DigiOnen ICT-kehitystyö saataisiin perusopetuksen toiminnallisuudet sisältävien versioiden 2.0 ja 2.1 osalta valmiiksi ja DigiOne perusopetuksen osalta tuotantokäyttöön. Lukion toiminnallisuuksien toteuttaminen loppuun jäisi sovintoratkaisussa palvelusopimuksen aikaisen jatkokehityksen yhteydessä ratkaistavaksi. Sovintoratkaisussa tehtäisiin sopimus DigiOne-Yhteistyösopimuksen ja sitä muuttaneiden sopimusten muuttamisesta liitteestä ilmenevin ehdoin. Akuutin tilanteen takia varsinaista sopimustekstiä ei ole ehditty vielä laatia. Sopimuksessa sovittaisiin ICT-kehitystyön viivästymisestä ja lisä- ja muutostöistä siten, että hyväksyttäisiin tietyt lisä- ja muutostyöt, joiden kattamiseen käytettäisiin Toimitussopimuksessa virheenkorjauksille varattuja eriä yhteensä 1 198 000 euroa. Näistä edelläkävijäkuntien osuus olisi yhteensä 808 000 euroa, josta 198 000 euroa olisi Tieralle jo maksettuja liittymismaksuja, jotka on varattu virheenkorjaamiseen. Tieran osuus olisi 390 000 euroa. Sopimuksella ratkaistaan lopullisesti tähänastista viivästymistä ja lisä- ja muutostöitä koskevat vaatimukset eli sopimus on myös sovintosopimus. Edellä mainitut virheenkorjausrahat ovat rahoja, jotka Toimitussopimuksen osapuolet ovat sitoutuneet varaamaan hankkeelle aiempien sopimusten perusteella. Näin ollen Vantaan tai muidenkaan osapuolten osuudessa ei ole varsinaisesti kysymys uuden rahoituksen myöntämisestä. Edellä mainitut varat vähentäisivät Toimitussopimuksessa virheenkorjauksille varattuja varoja siten, että tämän jälkeen Sopimuksessa virheenkorjaukseen varattuja varoja olisi käytettävissä 1 Me. Tehtävässä sopimuksessa sovitaan, että versioiden 2.0 ja 2.1 ICT-kehitystyö toteutettaisiin nykyisen DigiOne ratkaisun ja tehtyjen asiakasvaatimusten ja niistä johdettujen toiminnallisuuksien mukaisesti. Asiakasvaatimusten lisääminen tai muuttaminen olisi jatkossa mahdollista Tieran ja Edelläkävijäkuntia edustavan hankkeen ohjausryhmän yhteisymmärryksellä, jolloin samalla tulisi sopia niiden aiheuttamien kustannusten kattamisesta. Tällaisiin muutoksiin ei varata varoja, joten mahdollisuus tehdä muutoksia, joilla olisi kustannusvaikutuksia on rajoitettu. Sopimuksessa Tiera sitoutuisi siihen, että Edelläkävijäkuntien ei aiempien hankkeeseen laittamiensa rahojen ja edellä kuvattujen varojen lisäksi Edelläkävijäkuntien ei tarvitse tehdä minkäänlaisia lisäsijoituksia perusopetuksen toiminnallisuudet käsittävien versioiden 2.0 tai 2.1 (sisältäen mahdolliset versiot 2.1.1 ja 2.1.2) ICT-kehitystyön valmiiksi saattamiseksi, vaan Tiera vastaa kaikista ICT-kehitystyön edellyttämistä lisäkustannuksista ja virheiden korjaamisen aiheuttamista kustannuksista Edelläkävijäkuntien toiminnallisessa hyväksymistestauksessa tai sitä ennen havaittujen virheiden osalta. Tieran sitoutuminen hyväksymistestauksessa havaittujen virheiden korjaamiseen kustannuksellaan kattaa käyttöönoton estävät ja vakavat virheet pois lukien asiakasvaatimuksista johtuneet virheet, joihin käytetään jäljellä olevaa virheenkorjausrahaa 1 Me. Tieran sitoumuksen vuoksi lisä- ja muutostöiden muutoshallintaa muutetaan siten, että Tiera ei enää tarvitse Edelläkävijäkuntien hyväksyntää sellaisiin muutoksiin, joilla ei ole merkittävää vaikutusta aikatauluun, joilla ei muuteta asiakasvaatimuksia tai asiakasvaatimusten toteutumista ja joiden kustannukset sisältyvät Tieran sitoumukseen vastata ICT-kehitystyöhön varatun budjetin ja nyt päätettävien muutoshallinnan töiden ylittävistä kustannuksista. Tällöin Edelläkävijäkuntia informoidaan muutoksista. Tieran sitoumuksen varmistamiseksi hankkeen keskeyttämisoikeutta koskevia ehtoja muutettaisiin siten, että hankkeen keskeyttäminen olisi mahdollista ainoastaan Tieran sekä hankkeen ohjausryhmän Edelläkävijäkuntien enemmistön yhteisellä päätöksellä. Sopimuksella hankkeen aikataulua ja Toimitussopimuksen voimassaoloa jatketaan kunnes versio 2.1 on luovutettu. Edelläkävijäkunnat vastaavat mahdollisen Hankkeen muiden tehtävien kuin ICT-kehityksen kustannuksista niiden vuoden 2020 perusopetuksen ja lukion oppijamäärien mukaisessa suhteessa niiltä osin kuin Toimitussopimuksessa näihin tehtäviin varattu 390 000 euroa ylittyy. Näihin tehtäviin varatut varat ylittyvät käytännössä tilanteessa, jossa hankkeen kesto venyisi yli nykyisen Toimitussopimuksen voimassaoloajan eli helmikuun lopun. Nämä kaikille Edelläkävijäkunnille yhteisesti vastattavaksi kuuluvat kustannukset ovat kokoluokaltaan yhteensä korkeintaan 25.000 euroa kuukaudessa. Edelläkävijäkunnat maksavat em. kustannuksesta oman osuutensa kunkin kaupungin oppijamäärän suhteessa. Sopimuksessa täsmennettäisiin myös kuntien hyväksymistestauksen toteuttamista koskevia ehtoja. Lukion toteuttamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista päätettäisiin erikseen osana jatkokehitystä, kun perusopetuksen kokonaisuus valmistuu. Lukion osalta on huomattava, että perusopetusta varten kehitetyt kokonaisuudet ja erikseen lukiota varten kilpailutetut kokonaisuudet kattavat jo nyt suurimman osan lukiokokonaisuuden tarpeista. Hankintaoikeudelliset kysymykset Hankintalakia ollaan mahdollisesti muuttamassa siten, että hankintalakiin ollaan ottamassa määräys, jonka mukaan sidosyksikköaseman edellytyksenä jatkossa on vähintään 10 %:n omistusosuus sidosyksiköstä. Yhdenkään Edelläkävijäkunnan omistusosuus Tierassa ei täytä tätä edellytystä. Tulevasta muutoksesta johtuen Tieran yhtiökokous on keväällä päättänyt valtuuttaa yhtiön hallituksen valmistelemaan DigiOne-palvelun toteutuksen osalta erillisratkaisua yhteistyössä niin sanottujen rahoittajakuntien (Vantaa, Lahti, Turku, Oulu, Jyväskylä) kanssa 1.1.2026 mennessä siten, että erillisratkaisussa otetaan huomioon ainakin: - yhtiön ja rahoittajakuntien kehittämispanokset sekä IPR-oikeudet; - DigiOne-palvelun laajennettavuus kaikille koulutuksenjärjestäjille ja muille mahdollisille käyttäjäryhmille; - DigiOne-palvelun ylläpito- ja kehitystoiminnan synergian varmistaminen yhtiön muiden palveluiden kanssa; - DigiOne-palvelun hinnoittelun ja kilpailukyvyn varmistaminen; - valtiontuki- ja kilpailuneutraliteettikysymykset, ja - osakkeenomistajien yhdenvertainen kohtelu osakeyhtiölain mukaisesti. Nämä neuvottelut ovat vielä kesken eikä nyt tehtävällä sopimuksella ratkaista kysymystä DigiOnepalvelun tuottamisesta tulevaisuudessa. Nyt tehtävään sopimukseen otettaisiin määräys, että osapuolet sitoutuvat neuvottelemaan Palvelusopimuksen ehdoista, kun on tiedossa, miten DigiOnea tuotetaan jatkossa. Hallintosäännön 8 luvun 1 §:n 5 momentin mukaan kaupunginhallitus on toimivaltainen päättämään koko kaupunkia ja kaupunginjohtajan toimialaa koskevista sopimuksista.

DigiOne-yhteistyösopimuksen ja toimitussopimuksen muuttaminen

Päätös

Asiakirjan teksti

Perustelut

Kaupunginjohtajan esitys

Käsittely

Liitteet