Julkisia hankintoja koskevan sisäisen tarkastuksen käynnistäminen

Päätös

Muutosehdotuksen mukainen. Pykälä tarkastettiin välittömästi. KH 16.06.2025 § 217 721/02.08.00/2024 Valmistelija Kaupunginjohtaja Tomas Björkroth Tarkastuslautakunta esitti (30.5.2024, § 73) kaupunginvaltuustolle erityistilintarkastuksen toimittamista kaupungin hankintoihin. Kaupunginvaltuusto teki päätöksen erityistilintarkastuksen toimittamisesta (26.6.2024, § 83). Kaupunginvalituksen päätöksestä valitettiin, jolloin päätös ei tullut lainvoimaiseksi ennen hallinto-oikeuden käsittelyä. Koska hallinto-oikeuden käsittelyn arvioitiin kestävän useita kuukausia, kaupunginhallitus teki erillisen päätöksen sisäisen tarkastuksen tekemisestä kaupungin julkisista hankinnoista (9.9.2024 § 263). Päätöksessään kaupunginhallitus päätti ulottaa sisäisen tarkastuksen koskemaan elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen hankintatoimintaa aikavälillä 2022-09/2024 sekä koko kaupungin julkisia hankintoja, palveluostoja ja kilpailutuksia vuodelta 2023. Tarjouspyynnön perusteella sisäisen tarkastuksen suorittajaksi valittiin BDO. Sisäinen tarkastuksen raportti valmistui 10.6.2025. Raportti on liitteenä ja se on päätöksenteon jälkeen julkinen (JulkL 6 §:n 6 kohta). Sisäisen tarkastuksen tavoitteena oli arvioida • kaupungin hankintojen ja hankintamenettelyjen lainmukaisuutta ja oman hankintaohjeistuksen mukaisuutta • riskejä hankintoihin ja hankintaprosesseihin, jotka vaikuttavat hankintatoiminnan lainmukaisuuteen, toimivuuteen tai tehokkuuteen, • sekä tuottaa tietoa hankintatoiminnan nykytilanteesta ja hankintojen määrästä ja toteutustavoista. Tarkastus kohdistettiin yli 29 999 euron hankintoihin seuraavasti: • Elinkeino-ja infrastruktuurikeskus 1.1.2022 –30.9.2024 • Kaupunginkansliakeskus 1.1.2023 –31.12.2023 • Sivistys-ja hyvinvointikeskus 1.1.2023 –31.12.2023 • Loviisan kaupungin vesiliikelaitos 1.1.2023 –31.12.2023. Tarkastusmenetelminä käytettiin aineistotarkastusta ja -analyysiä, haastatteluja ja otostarkastusta. Lisäksi haastateltiin 10 henkilöä. Tarkastushavainnot jaettiin neljään kategoriaan, jossa A oli hyvä, B toimiva, C kehitettävä ja D riittämätön. Yleisarvosanana Loviisan kaupungin hankintaprosessien sisäisen valvonnan tilaksi raportissa annettiin C kehitettävä: Havaittiin keskeisiä kehittämiskohteita, jotka edellyttävät välitöntä huomiota ja erillisiä kehittämistoimia. Ilman niitä tai valvonnan heikentyessä nykyisestä vaarana voi olla riskien toteutuminen. Otostarkastukseen sisäisen tarkastuksen toteuttaja valitsi sattumanvaraisesti kaupungin eri toimialojen eri toimittajilta tekemiä hankintoja yhteensä 70 kpl. Raportin perusteella näistä 24 ei havaittu puutteita, 17 todettiin dokumentaation paikoin puutteelliseksi ja 19 oli merkittäviä puutteita. Raportissa selostetaan havainnot hankintaprosessin eri vaiheista, arvioidaan havaintojen merkittävyyttä ja esitetään lukuisia hankintaprosessien kehittämisehdotuksia: • Kaupungin hankintaohjeistus olisi päivitettävä, sekä yleisohjeen, että pienhankintaohjeen osalta. Samalla hankintaohjeisiin olisi syytä sisällyttää hankintatoimen strateginen linjaus. • Hankintaprosessin koordinointi ja ohjaus pitää siirtää organisaatiotasolle nykyisen keskustason sijaan. • Toimivallan rajoja olisi selkeytettävä, myös kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen välillä. Delegointipäätöksiin pitäisi erikseen kirjata aikasidonnaisuus niin, että päätökset ovat voimassa korkeintaan valtuustokauden loppuun. • Hankintaosaamista olisi lisättävä koko organisaatiossa, erityisesti päällikkö- ja johtajatasolla. Hankintapäällikön rooli sisäisen tiedottamisen suhteen pitäisi määrittää. • Sopimushallinta olisi selkeytettävä prosessikuvauksella, johon sisältyy päätösten teko, sopimusten laatiminen sekä sopimusten säilyttäminen ja arkistointi Raportti kuvaa tilannetta vuosina 2022-2024 ja tilanteen korjaamiseksi on jo ryhdytty toimenpiteisiin, kuten hankintapäällikön palkkaamisella sekä johtajille, päälliköille ja hankintojen valmistelijoille järjestetyllä koulutuksella. Tästä huolimatta hankintaprosessissa ja sen valvonnassa sekä riskien hallinnassa voidaan todeta olevan parannettavaa. Liite: Sisäisen tarkastuksen raportti, ei vielä julkinen, JulkL 6 § Esittelijä Kaupunginjohtaja Tomas Björkroth Ehdotus Kaupunginhallitus päättää lähettää sisäisen tarkastuksen raportin edelleen tarkastuslautakunnalle tiedoksi. Lisäksi kaupunginhallitus päättää ryhtyä seuraaviin toimenpiteisiin hankintaprosessien valvonnan ja riskienhallinnan parantamiseksi: • Kaupungin hankintaohjeistuksen päivittäminen aloitetaan viivytyksettä, • Hankintaprosessien koordinointi organisaatiotasolla varmistetaan, • Sopimushallinnan ohjeen päivittäminen aloitetaan viivytyksettä.