Kaupunginhallitus · 15.12.2025
Mestaritoiminta Oy:n palvelusopimus / arviointi 10-2025
Asiakirjat näytetään suomeksi, kuten kaupunki ne julkaisee.
Päätös
Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti siirtää asian jatkokokoukseen, joka pidetään 22.12.2025 klo 15.
Asiakirjan teksti
Perustelut
Taustaa Kaupunginhallitus hyväksyi Mestaritoiminta Oy:n kanssa tehtävän palvelusopimuksen 3.6.2024. Sopimus koostuu kiinteistöjohtamisen, ylläpidon ja rakennuttamisen palvelukokonaisuuksista. Palvelukuvaukset, vastuunjakotaulukot sekä hinnoittelut hyväksyttiin kaupunginhallituksessa 16.12.2024 ja 20.1.2025. Kaupunginhallitus päätti 3.6.2024 myös, että sopimus on määräaikainen 31.12.2026 loppuun ja että kaupunginhallitus arvioi palvelusopimuksen toteutumista kaksi kertaa vuodessa. Palvelusopimuksesta on raportoitu kaupunginhallitukselle 19.5.2025. Vuodesta 2025 on tässä vaiheessa raportoitavissa toiminnan osalta 11 kuukautta ja talousraportoinnin osalta kuukaudet 1-10. Uudistetun toiminnan käynnistyminen alkuvuonna Uuden sopimuksen mukaan toiminnan uudistuksia ovat mm. kohdeisännöintimalli, tehokkaammin organisoitu ja mitoitettu kiinteistöjen hoito sekä rakennusinvestointien kokonaisvastuullinen toteuttaminen toteuttamissopimuksiin perustuen. Alkuvuosi on mennyt pitkälti uusien toimintamallien käyttöönotossa ja niiden ohjeistuksia sekä dokumentaatiota laatiessa. Sopimuksen ohjaamisesta vastaa sopimuksessa mainitun mukaisesti ohjausryhmä, joka koostuu kaupungin ja Mestaritoiminnan Oy:n edustajista. Ryhmä on ylätasoinen ja käytännön asioiden ohjaamiseksi ja ratkaisemiseksi ohjausryhmän alle on muodostettu operatiivinen ohjausryhmä sekä hankeohjausryhmä. Operatiivinen ohjausryhmä vastaa kiinteistöjohdon ja ylläpidon sopimuksen asioiden ohjaamisesta, ja hankeohjausryhmä rakennuttamisen sopimuksesta. Sopimuksen eri osa-alueiden tilanne Seuraavassa tilanne eri sopimuksen eri osa-alueiden osalta perustuen Mestaritoiminta Oy:n antamiin tietoihin: Kiinteistöjohtaminen Energiajohtamisen osalta 2025 kehitystoimet painottuvat energiaraportoinnin ja prosessien kehitykseen. Kvartaaleittain laadittavia energiaraportteja on kehitetty kaupungin tarpeiden mukaisesti, jotta raportti sisältäisi kokonaisuuden kannalta oleellista tietoa ja se olisi tehokkaasti saatavilla. Uuden palvelukumppanuussopimuksen myötä prosesseja on kehitetty henkilöiden vastuista ja työkaluista alkaen. Erityistä huomiota on kiinnitetty kulutuspoikkeamien havaitsemiseen ja niihin reagoimiseen. Osana energiajohtamista on myös kiinnitetty huomioita myös ongelmien ennaltaehkäisyyn. Uusina palvelukokonaisuuksina käynnistetyille kohdejohtamiselle ja turvallisuudelle on laadittu mittaristo, jota palveluntuottaja aktiivisesti seuraa. Kohdejohtamisen malli on tuonut toimintaan kustannuskuria, joka näkyy toiminnalle asetettujen euromääräisten tavoitteiden täyttymisenä. Ylläpito Kiinteistön hoidon resurssien tehokkaampaan käyttöön on päästy siirtymällä alueelliseen kiinteistönhoitomalliin. Alueellisessa kiinteistönhoitomallissa jokaisella kiinteistöllä on edelleen vastuullinen kiinteistönhoitaja, mutta töitä voidaan kohdentaa ja jakaa myös aluetiimiin kuuluvien kiinteistönhoitajien kesken aikaisempaa optimoidummin. Malli tavoittelee kiinteistöhuollon resurssien aikaisempaa tehokkaampaa käyttöä, laajentaa huoltohenkilöstön osaamista ja rakentaa varahenkilöjärjestelmän mahdollisia poikkeustilanteita varten. Tarkempi kustannuskuri on tuonut myös euromääräisiä säästöjä, jotka näkyvät vuoden 2026 budjetoinnissa. Rakennuttaminen Mestaritoiminta Oy:n on vähentänyt ulkoisia konsulttihankintoja, mutta niitä on jouduttu käyttämään jonkin verran, mm. JYK1-hankkeen takuuajan asioiden selvittämiseen ja hankkeeseen liittyvien lakiasioiden hoitamiseen. Rakennuttamisen pienentyneen henkilöstön vuoksi rakennuttamisen häiriöherkkyys on lisääntynyt ja näin ollen kaikki tekeminen vaatii enemmän suunnitelmallisuutta myös tilaajan puolella. Talous Palvelusopimuksen hinnat ovat kaupunginhallituksen päätöksen (16.12.2024) mukaisesti vuonna 2025 seuraavat: Kiinteistöjohtamisen kokonaishinta on 963.495,45 € ja kunnossapito 743.874,00 €, eli 1.707.369,45 € Ylläpito 1.225.600,00 € ja kohteiden ulkoalueiden hoito ml. talvikunnossapito 300.000,00 €, eli yht. 1.525.300,00 € Kiinteistöjohtaminen, kunnossapito ja ylläpito yhteensä 3.232.369, 45 € Rakennuttaminen hankekohtaisesti laskutuksen / toteutussopimusten mukaisesti Summat ovat myöhemmin hieman tarkentuneet ja toimitilajohtajan päätöksellä hyväksytyissä kohdekohtaisissa budjeteissa (26.8.2025) kiinteistöjohtaminen ja kunnossapito sekä ylläpito ovat olleet yhteensä 3,21 M€. Uuden palvelusopimuksen myötä kaupungille siirtyneiden vastuiden ja erillislaskuttamisen määrään liittyi epävarmuutta, kuten kaupunginhallitukselle 16.12.2024 asiasta päätettäessä kuvattiin. Kaupungille jääneiden ja siirtyneiden erillisvastuiden määrän arvioitiin tuolloin olevan noin 0,20–0,30 M€. Mestaritoiminta Oy:n ennuste kiinteistöjohtamisen ja ylläpidon osalta vuoden loppuun on 3,07 M€ ja erillislaskutus noin 0,14 M€, yht. 3,21 M€. Mestaritoiminta Oy:n laatima raportti eri palveluiden tilanteesta liitteenä. (Liite 1) Rakennuttamisen sopimuksen kautta toteutettavien investointihankkeiden tilannetta on raportoitu osana 3. neljännesvuosikatsausta. Vuoden 2025 aikana investoinnit ovat toteutuneet ennakoitua hitaammin hankkeiden toteuttamisessa tapahtuneiden linjamuutosten myötä. Mestaritoiminnan ilmoittama vuoden 2026 kokonaishinta kiinteistöjohtamisen ja ylläpidon palveluille on 2,9 M€, eli noin 0,30 M€ alempi kuin vuonna 2025. Laskutuksen pienemisen ovat mahdollistaneet hallinto- ja vuokrakustannusten aleneminen sekä ulkoisten ostojen vähentyminen. Sopimuskokonaisuuksien vastuunjaossa on tunnistettu asioita, jotka oli tarkoitus saada korjattua vuoden 2026 budjetointiin, mutta tämä aikataulu ei ole toteutunut. Muutokset tehdään mahdollisesti alkuvuonna ja päätetään toimivaltarajojen mukaisesti. Sopimuksen arviointi Sopimus on ollut voimassa pian vuoden ja arviointia katsotaan voitavan jo tehdä. Aiemmassa päätöksenteossa mainittuja mittareita onnistumisen arviointiin valmisteltiin vuoden 2025 aikana, mutta valmistelussa havaittiin, että aikajänne toiminnan edistymisen/parantumisen mittaamiselle on liian lyhyt. Arviointia voidaan kuitenkin tehdä taloudellisten tavoitteiden saavuttamisen, kehityshankkeiden etenemisen sekä toiminnan ja asioiden yleisen sujuvuuden kautta. Talous: Sopimus tulee pysymään vuodelle 2025 hyväksytyssä budjetissa (3,2 miljoonaa euroa). Mestaritoiminnan kanssa tehdyn sopimuksen kustannukset on budjetoitu kaupunginhallituksen alaiseen Tilaomistusyksiköön. Palvelusopimuksen mukaisiin palveluihin varattiin Tilaomistuksen talousarvioon vuodelle 2025 sopeutusvaateiden jälkeen 2,90 M€. Tilaomistus pystyy kuitenkin kattamaan palvelusopimuksen kustannukset muissa kustannuserissä syntyvien alitusten kautta. Mestaritoiminta Oy on alentamassa palvelunsa hintaa vuodelle 2026 noin 0,30 M€, mikä on kaupungin vuodelle 2026 asettaman tavoitteen mukainen. Kehityshankkeet: Kehityshankkeita ovat olleet uusien palveluiden ylösnosto (isännöinti ja turvallisuus), PTS-suunnitelmien laadinta, palvelunlaadun ylläpito pienemmällä henkilöresurssilla. Näistä PTS-suunnitelmien laadinta on aikataulustaan selvästi myöhässä, sillä vasta noin kolmannes suunnitelmista on saatu valmiiksi. Muiden yllä mainittujen hankkeiden voitaneen katsoa toteutuneen. Toiminnan ja yhteistyön yleinen sujuminen: Mestaritoiminnan palvelun laatu on alkuvuonna vaihdellut, koska yhtiössä on tehty merkittäviä muutoksia ja henkilöstötehostuksia. Toiminnan vasteajat ovat pidentyneet, mutta samaan hetkeen ajoittunut vasteaikojen mittaamisperiaatteen muutos vaikeuttaa arviointia. Vasteaika mitoitetaan nykyään aikajanana pyynnöstä siihen, kun asian hoitaminen on aloitettu, mikä selittää osaltaan vasteajan pidentymistä. Aikaisempi vasteaika on tilaajan toimesta arvioitu turhan nopeaksi ja työajankäyttöä on edellytetty kohdennettavan suunnitelmallisiin tehtäviin palvelupyyntöjen välittömän hoidon asemesta. Rakennuttamisen hankkeiden sopimuskäytäntö on koettu melko raskaaksi erityisesti pieniin hankkeisiin ja sitä on tarkoitus mahdollisuuksien mukaan keventää vuonna 2026. Ensimmäisenä toimintavuonna uudet toimintatavat ja prosesseissa tapahtuneet muutokset ovat aiheuttaneet epäselvyyttä. Ensi vuonna yhteistyötä haastaa se, että Mestaritoiminnan henkilöstössä on tapahtunut/tapahtumassa loppuvuonna merkittäviä muutoksia useiden avainhenkilöiden irtisanouduttua. Korvaavia rekrytointeja ei olla käynnistetty ja tällä arvioidaan olevan vaikutuksia palveluiden tuottamiseen ja siten kaupungin tila-asioiden hoitumiseen. Yhteenveto Kaupunginhallitus arvioi palvelusopimuksen toteutumista vuosittain tilinpäätöksen ja talousarvion yhteydessä. Seuranta on tuotu käsittelyyn samassa aikataulussa Mestaritoiminnan vuoden 2026 hinnoittelun kanssa. Palvelusopimus päättyy vuoden 2026 lopussa ja jatkosta tulisi päättää mahdollisimman pian. Kaupunki on tilannut tilahallinnan organisoitumisselvityksen, joka on valmistunut joulukuun alussa. Selvitys tuodaan päätöksentekoon erillisenä asiana joulukuussa 2025. KR
Ehdotus
Kaupunginhallitus päättää merkitä tehdyn raportin tiedoksi.
Aiempi käsittely muissa toimielimissä
Kaupunginhallitus, 4.9.2023
Valmistelijat: talousjohtaja Kirsi Rinne, vt. hallintojohtaja Laura Rainetoja Järvenpään kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n välillä on solmittu kiinteistöallianssisopimus vuonna 2014. Sopimuksella osapuolet ovat sopineet Järvenpään kaupungin kiinteistötoiminnan järjestämisestä toiminnan vaatimusten, kaupungin kiinteistöohjelman, kiinteistötoiminnan palveluvaatimusten ja kaupungin kustannusraamin mukaisesti sekä toiminnan pitkän tähtäimen kehittämisestä. Sopimuksen tavoitteena on alun perin ollut kaupungin talouden tasapainottaminen ja palvelun laadun parantaminen. Toimintaa johtamaan perustettiin kiinteistöallianssin johtoryhmä, jossa edustettuna ovat olleet kaupungin johto, palvelualueiden käyttäjien edustajat ja Mestaritoiminta Oy. Päätökset on ollut tarkoitus tehdä yhteistyössä niistä osapuolten kesken sopimalla siten, että niiden toimeenpanosta vastaa Mestaritoiminta. Kaupungin näkökulmasta nykymallissa ei ole ollut selvää, mikä taho kaupungin päässä johtaa kiinteistötoimintaa. Kaupungin näkökulmasta sopimusta on syytä uudistaa siten, että kiinteistöjohtamista koskevat linjaukset tekee kaupunki, joka määrittää myös tuotettavan palvelun tason sekä laadun. Käyttäjätyytyväisyys palvelujen järjestämiseen nykyisellä mallilla on ollut korkea. Kaupungin taloustilanne huomioiden kaupungin on arvioitava palvelun tuottamisen tasoa sekä laatua myös kustannusnäkökulmasta. Kaupunki on rekrytoinut tilakehitysjohtajan keväällä 2023. Henkilö on kuitenkin siirtynyt toisen työnantajan palvelukseen elokuussa. Kaupungin kannalta kyse on yhdestä keskeisimmästä sopimuskokonaisuudesta, jonka päivitystarve on ilmeinen ajan kulumisen sekä kaupungin tavoitteissa ja toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten vuoksi. Resurssivajeesta johtuen päivitystyö voidaan käynnistää keväällä 2024, kun uusi henkilö on saatu rekrytoitua. Sopimuksen uudistaminen edellyttää muun muassa nykyistä tarkempia palvelukuvauksia ja kohdekohtaisten palvelusisältöjen ja laadun määrittelyjä. Edellä mainittujen aineistojen työstäminen on parhaillaan käynnissä. Järvenpään kaupungin hallintosääntö § 35: "Kaupungin omistamien kiinteistöjen, rakennusten ja tilojen omistajuuteen ja hallintaan liittyvistä tehtävistä vastaa kaupunginhallitus." KR Esittelijä Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, [poistettu] Kaupunginhallitus päättää käynnistää allianssisopimuksen päivittämisen valmistelun seuraavin periaattein: Valmistelussa tavoitellaan tilaaja-palveluntuottaja -mallia. Sopimuksessa tulee selkeästi määritellä osapuolten vastuut ja velvoitteet. Tavoitteena on, että uusi palvelusopimus tulee voimaan 1.6.2024. Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.