Kaupunginhallitus · 19.5.2025
Mestaritoiminta Oy:n kanssa tehtävä palvelusopimus / arviointi
Asiakirjat näytetään suomeksi, kuten kaupunki ne julkaisee.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.
Asiakirjan teksti
Perustelut
Sopimusraportointi Taustaa Kaupunginhallitus hyväksyi Mestaritoiminta Oy:n kanssa tehtävän palvelusopimuksen 3.6.2024. Sopimus koostuu kiinteistöjohtamisen, ylläpidon ja rakennuttamisen palvelukokonaisuuksista. Palvelukuvaukset, vastuunjakotaulukot sekä hinnoittelut hyväksyttiin kaupunginhallituksessa 16.12.2024 ja 20.1.2025. Kaupunginhallitus päätti 3.6.2024 myös, että sopimus on määräaikainen 31.12.2026 loppuun ja että kaupunginhallitus arvioi palvelusopimuksen toteutumista kaksi kertaa vuodessa. Keväällä 2025 pidettyjen vaalien myötä kaupunginhallitus vaihtuu kesäkuun alussa. Sopimuksen hyväksyneelle kaupunginhallitukselle halutaan antaa raportti siitä, miten uusi palvelusopimus on lähtenyt käyntiin. Vuodesta 2025 on tässä vaiheessa raportoitavissa vasta neljä ensimmäistä kuukautta ja talousraportoinnin osalta 1. kvartaali, Q1, on valmis. Sopimus on siis ollut voimassa vasta varsin lyhyen ajan ja siten onnistumisen arviointi on vielä aikaista. Raportoinnilla halutaan antaa tietoa uudistetun toiminnan käynnistymisestä ja tekeillä olevista asioista. Uudistetun toiminnan käynnistyminen alkuvuonna Uuden sopimuksen mukaan toiminnan uudistuksia ovat mm. kohdeisännöintimalli, tehokkaammin organisoitu ja mitoitettu kiinteistöjen hoito sekä rakennusinvestointien kokonaisvastuullinen toteuttaminen toteuttamissopimuksiin perustuen. Alkuvuosi on mennyt pitkälti uusien toimintamallien käyttöönotossa ja niiden ohjeistuksia sekä dokumentaatiota laatiessa. Sopimuksen ohjaamisesta vastaa sopimuksessa mainitun mukaisesti ohjausryhmä, joka koostuu kaupungin ja Mestaritoiminnan Oy:n edustajista. Ryhmä on ylätasoinen ja käytännön asioiden ohjaamiseksi ja ratkaisemiseksi ohjausryhmän alle on muodostettu operatiivinen ohjausryhmä sekä hankeohjausryhmä. Operatiivinen ohjausryhmä vastaa kiinteistöjohdon ja ylläpidon sopimuksen asioiden ohjaamisesta, ja hankeohjausryhmä rakennuttamisen sopimuksesta. Seuraavassa käynnissä olevia asioita eri sopimusten osalta: Kiinteistöjohtaminen Kiinteistöjohtamisen palvelualueella on Q1:n aikana jatkettu toimintaa aiempien käytäntöjen mukaisesti erityisesti hankintojen ja energiajohtamisen osalta. Hankintoja on toteutettu vuoden 2025 hankintasuunnitelmaan pohjautuen ja ne etenevät suunnitelman mukaisesti. Energiajohtamisen työssä alkuvuoden pääpainopisteet ovat olleet vuoden 2024 energiaraportoinnissa, Kuntien energiatehokkuussopimus-raportoinnissa (KETS) sekä uusittavien energiatodistusten laadinnassa. Energiatehokkuusdirektiivien EED (Energy Efficiency Directive) ja EBPD (Energy Performance of Buildings Directive) tuomia vaatimuksia sekä muutostarpeita seurataan aktiivisesti. Uusina palvelukokonaisuuksina käynnistetyt kohdejohtaminen ja turvallisuus ovat Q1:n osalta vaatineet organisaatiossa uudelleen järjestelyjä niin vastuiden, tehtävien kuin toimintamallien ja prosessienkin osalta. Kohdejohtamisen palveluun on laadittu ohjausmalli, joka tavoittelee aikaisempaa parempaa rakennuskannan hallintaa ja käytettävyyttä. Turvallisuuspalveluiden osalta painopiste on ollut kokonaisuuden haltuunotossa. Turvallisuuspalvelun rakenteita on pyritty saattamaan sellaisiksi, että turvapalvelut kokonaisuudessaan ylläpitävät käyttäjien ja rakennusten korkeaa turvatasoa. Osana kohdeisännöinnin palvelukokonaisuutta on käynnistetty julkisten rakennusten rakennuskannan pitkän tähtäimen suunnitelmiin liittyvä kehitystyö. Projekti on määrä saattaa valmiiksi Q3:sen loppuun mennessä. Ylläpito Kiinteistön hoidon resurssien tehokkaampaan käyttöön on pyritty pääsemään alueelliseen kiinteistönhoitomalliin siirtymällä. Alueellisessa kiinteistönhoitomallissa jokaisella kiinteistöllä on edelleen vastuullinen kiinteistönhoitaja, mutta töitä voidaan kohdentaa ja jakaa myös aluetiimiin kuuluvien kiinteistönhoitajien kesken aikaisempaa optimoidummin. Malli tavoittelee kiinteistöhuollon resurssien aikaisempaa tehokkaampaan käyttöä, laajentaa huoltohenkilöstön osaamista ja rakentaa varahenkilöjärjestelmän mahdollisia poikkeustilanteita varten. Rakennuttaminen Käynnissä olevissa hankkeissa on edetty vanhoilla sopimuskäytännöillä, jottei niiden eteneminen vaarannu, kuten päätöksenteon yhteydessä kerrottiin. Uusien hankkeiden tai hankevaiheiden kohdalla on laadittu/laadinnassa toteutussopimukset. Sopimukset on laadittu teknisten ja toiminnallisten investointien toteuttamisesta, Pesäpuun päiväkodin purkamisesta sekä JYK Noppa -hankkeen toteuttamisesta. Investointihankkeiden talousraportoinnissa on tunnistettu kehittämistarpeita, jotta se vastaisi paremmin kaupungin talouden tietotarpeita. Nämä pyritään saamaan kuntoon Q2 aikana. Mestaritoiminta Oy:n tulee uuden sopimuksen mukaan vähentää ulkoisia konsulttihankintoja, mutta niitä on jouduttu käyttämään jonkin verran, mm. JYK1-hankkeen takuuajan asioiden selvittämiseen ja hankkeeseen liittyvien lakiasioiden hoitamiseen. Vuoden 2025 aikana muutamat tämän ja ensi vuoden aikana investointisuunnitelmassa toteutettavaksi ohjelmoidut hankkeet (mm. Haarajoki, Närekadun siirto) ovat keskeytyneet tai viivästyneet. Tällä arvioidaan olevan vaikutusta Mestaritoiminta Oy:n rakennuttamisen resursointitarpeisiin loppuvuoden aikana. Talous Palvelusopimuksen hinnat ovat kaupunginhallituksen päätöksen (16.12.2024) mukaisesti seuraavat: Kiinteistöjohtamisen kokonaishinta on 963.495,45 € ja kunnossapito 743.874,00 € Ylläpito 1.225.600,00 € ja kohteiden ulkoalueiden hoito ml. talvikunnossapito 300.000,00 € Rakennuttaminen hankekohtaisesti laskutuksen / toteutussopimusten mukaisesti Mestaritoiminta Oy on laskuttanut alkuvuonna kiinteistöjohtamisen ja ylläpidon osalta kaupunginhallituksen päättämiin kokonaissummiin pohjautuen. Koska kohdekohtaiset budjetit ovat olleet hyväksymättä, ei niitä ole voitu viedä kaupungin talousjärjestelmiin, eikä kohdekohtaista budjettien toteumavertailua ole voitu tehdä. Kohdekohtaiset budjetit ovat valmistuneet ja niiden tultua hyväksytyksi toimitilajohtajan päätöksellä voidaan tiedot ajaa myös kaupungin tietojärjestelmin. Kohdekohtaiset budjetit ovat luonteeltaan seurannan ja johtamisen apuvälineitä. Kohdekohtaisten budjettien yhteissumma on sitova, eli yhden kohteen kohdekohtaisen budjetin ylittyminen voidaan kattaa toisen kohteen budjetista. Kunnossapitotöitä on laskutettu toteuman mukaisesti ja ne alittavat tässä vaiheessa vuotta budjetoidun. Kunnossapitotyöt painottuvat kesäaikaan, joten niiden toteutumista voidaan ennustaa luotettavammin vasta kesän jälkeen. Kunnossapitoon ei ole budjetoitu rahoja suurille kunnossapitohankkeille ja mikäli sellaisia joudutaan vuoden aikana toteuttamaan, on todennäköistä, että kunnossapitobudjetti ylittyy. Kokonaisuutena tässä vaiheessa arvioidaan, että sopimuksessa pysytään kaupunginhallituksen päätöksen mukaisissa budjeteissa. Asiaan liittyy kuitenkin epävarmuutta ja arvio tarkentuu vuoden kuluessa. Rakennuttamisen sopimuksen kautta toteutettavien investointihankkeiden tilannetta on raportoitu osana 1. neljännesvuosikatsausta. Vuoden 2025 aikana investoinnit ovat toteutuneet ennakoitua hitaammin mm. aiemmin mainittujen hankkeiden toteuttamisessa tapahtuneiden linjamuutosten myötä. Palvelusopimus muutti kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n keskinäisiä vastuita verrattuna aiempaan allianssisopimukseen ja osa aiemmin allianssisopimukseen kuuluneista tehtävistä on nyt erillislaskutteista. Kaupungille siirtyneiden vastuiden ja erillislaskuttamisen määrään liittyy epävarmuutta, kuten asiasta kaupunginhallituksessa 16.12.2024 päätettäessä kuvattiin. Kaupungille jääneiden ja siirtyneiden erillisvastuiden määrän arvioitiin tuolloin olevan noin 0,20–0,30 M€. Mestaritoiminta Oy:n erillislaskutuksen määrä on alkuvuoden osalta vielä tarkentumatta mm. kirjaamiseen liittyvien seikkojen takia, mutta määrän ei kuitenkaan katsota olleen merkittävä. Merkittävän erän saattaa muodostaa rakennus- ja purkuhankkeisiin liittyvä esivalmistelu, jota ei voi kirjata investoinneille (esimerkiksi Järvenpää-talon tulevaisuuteen liittyvät selvitukset tms). Sopimuskokonaisuuksien vastuunjaossa on tunnistettu muutamia kokonaisuuksia, jotka pyritään korjaamaan vuoden 2026 budjetointiin. Mestaritoiminnan kanssa tehdyn sopimuksen kustannukset on budjetoitu kaupunginhallituksen alaiseen Tilaomistusyksiköön. Palvelusopimuksen mukaisiin palveluihin on Tilaomistuksen talousarvioon varattu vuodelle 2025 sopeutusvaateiden jälkeen 2,90M€. Hyväksytyn palvelusopimuksen noin 3,22 M€:n hinnoittelu tarkoittaa, että tilaomistuksen budjettia tulisi muutostalousarviossa korottaa näiden erotuksella eli noin 0,32 M€. Lisäksi tulee huomioida varautuminen mainittuihin kaupungille siirtyneisiin vastuisiin sekä lisääntyneiden selvityspyyntöjen ja tutkimusten tekemiseen (noin 0,20–0,30 M€). Näitä poikkeamia ja riskejä huomioivaa talousarviomuutosta ei ole toistaiseksi tehty, vaan tämä ylitys pyritään kattamaan mahdollisimman suurelta osin vuoden aikana muista tilaomistuksen kustannuseristä. Yhteenveto Sopimus on ollut käytännössä voimassa vasta muutaman kuukauden ja siten sen onnistumista on vielä aikaista arvioida. Mittareita onnistumisen arviointiin ei ole vielä asetettu, mutta ne on tarkoitus asettaa loppuvuoden aikana. Sopimus päättyy vuoden 2026 lopussa ja jatkosta tulisi päättää mieluiten jo selvästi vuoden 2025 puolella. Kaupunki on toukokuussa tilaamassa tilahallinnan organisoitumisselvityksen, jonka on tarkoitus valmistua kesän jälkeen. Selvitys on näillä näkymin tarkoitus tuoda päätöksentekoon alkusyksyllä 2025. Kaupunginhallitus arvioi palvelusopimuksen toteutumista vuosittain tilinpäätöksen ja talousarvion yhteydessä. KR
Ehdotus
Kaupunginhallitus päättää merkitä yllä kuvaustekstissä tehdyn arvionnin tiedoksi.
Aiempi käsittely muissa toimielimissä
Kaupunginhallitus, 4.9.2023
Valmistelijat: talousjohtaja Kirsi Rinne, vt. hallintojohtaja Laura Rainetoja Järvenpään kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n välillä on solmittu kiinteistöallianssisopimus vuonna 2014. Sopimuksella osapuolet ovat sopineet Järvenpään kaupungin kiinteistötoiminnan järjestämisestä toiminnan vaatimusten, kaupungin kiinteistöohjelman, kiinteistötoiminnan palveluvaatimusten ja kaupungin kustannusraamin mukaisesti sekä toiminnan pitkän tähtäimen kehittämisestä. Sopimuksen tavoitteena on alun perin ollut kaupungin talouden tasapainottaminen ja palvelun laadun parantaminen. Toimintaa johtamaan perustettiin kiinteistöallianssin johtoryhmä, jossa edustettuna ovat olleet kaupungin johto, palvelualueiden käyttäjien edustajat ja Mestaritoiminta Oy. Päätökset on ollut tarkoitus tehdä yhteistyössä niistä osapuolten kesken sopimalla siten, että niiden toimeenpanosta vastaa Mestaritoiminta. Kaupungin näkökulmasta nykymallissa ei ole ollut selvää, mikä taho kaupungin päässä johtaa kiinteistötoimintaa. Kaupungin näkökulmasta sopimusta on syytä uudistaa siten, että kiinteistöjohtamista koskevat linjaukset tekee kaupunki, joka määrittää myös tuotettavan palvelun tason sekä laadun. Käyttäjätyytyväisyys palvelujen järjestämiseen nykyisellä mallilla on ollut korkea. Kaupungin taloustilanne huomioiden kaupungin on arvioitava palvelun tuottamisen tasoa sekä laatua myös kustannusnäkökulmasta. Kaupunki on rekrytoinut tilakehitysjohtajan keväällä 2023. Henkilö on kuitenkin siirtynyt toisen työnantajan palvelukseen elokuussa. Kaupungin kannalta kyse on yhdestä keskeisimmästä sopimuskokonaisuudesta, jonka päivitystarve on ilmeinen ajan kulumisen sekä kaupungin tavoitteissa ja toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten vuoksi. Resurssivajeesta johtuen päivitystyö voidaan käynnistää keväällä 2024, kun uusi henkilö on saatu rekrytoitua. Sopimuksen uudistaminen edellyttää muun muassa nykyistä tarkempia palvelukuvauksia ja kohdekohtaisten palvelusisältöjen ja laadun määrittelyjä. Edellä mainittujen aineistojen työstäminen on parhaillaan käynnissä. Järvenpään kaupungin hallintosääntö § 35: "Kaupungin omistamien kiinteistöjen, rakennusten ja tilojen omistajuuteen ja hallintaan liittyvistä tehtävistä vastaa kaupunginhallitus." KR Esittelijä Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, [poistettu] Kaupunginhallitus päättää käynnistää allianssisopimuksen päivittämisen valmistelun seuraavin periaattein: Valmistelussa tavoitellaan tilaaja-palveluntuottaja -mallia. Sopimuksessa tulee selkeästi määritellä osapuolten vastuut ja velvoitteet. Tavoitteena on, että uusi palvelusopimus tulee voimaan 1.6.2024. Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.