Käyntilaskennan hankinta kokonaispalveluna 2026–2028 (optiokausi 2028–2030): EU-puitejärjestelyn perustaminen

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti A. hyväksyä Käyntilaskennan hankinta kokonaispalveluna 2026–2028 (optiokausi 2028–2030) EU-puitejärjestelyn perustamisen ja siihen sisältyvien hankintojen keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan tekemään tarvittaessa tarjouspyyntöasiakirjoihin välttämättömiä, vähäisiä muutoksia sekä B. oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan yhteisten palvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen päättämään optiokauden käyttöönotosta, sekä C. oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan kehittämis- ja digitalisaatiopäällikön allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset allekirjoittamaan puitejärjestelyn sisällä tehtyjen kevennettyjen kilpailutusten hankintapäätökset ja toimitussopimukset.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 11.1.2022, § 3 muuttaa valmistelukäytäntöä siten, että kaikki yli 500 000 euron hankinnat tuodaan lautakunnan käsittelyyn jo hankinnan käynnistämisvaiheessa, jotta lautakunta voi nykyistä vahvemmin ohjata ja valvoa hankintojen kriteereitä. Hankinnan kohde Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala on kehittämässä tiedolla johtamista ja tähän liittyen toimipaikkojen käyntilaskentaa sekä siihen liittyviä ratkaisuja. Käyntitiedot ovat yksi toiminnan tärkeimmistä tunnusluvuista: käyntitietoja käytetään muun muassa resurssien kohdentamiseen, toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen sekä toiminnan vaikuttavuuden arviointiin. Käyntilaskentapalvelun tavoitteena on kerätä yhteismitallista ja oikeellista käyntitietoa toimialan toimipaikoista mahdollisimman automaattisesti analysoinnin ja raportoinnin tarpeisiin. Käyntilaskennassa on tällä hetkellä käytössä erilaisia malleja digi- ja käyntilaskureista manuaaliseen seurantaan. Palvelu mahdollistaa käyntilaskennan aloittamisen uudenlaisissa kohteissa sekä toimintatapojen kehittämisen jo käyntilaskennan piirissä olevissa toimipaikoissa. Puitejärjestelyn sopimuskauden kesto on kaksi (2) vuotta ja sen jälkeen voidaan ottaa käyttöön yksi (1) kahden (2) vuoden optiokausi. Päätös optiokauden käyttöönotosta tehdään yksipuolisesti tilaajan päätöksellä ja optiokauden aikana pätevät varsinaisen sopimuskauden aikaiset ehdot. Puitejärjestely toteutetaan kolmen osa-alueen mallilla. Osa-alueita ovat sisäkohteet, ulkokohteet sekä monikäyttöiset ulkokohteet. Puitejärjestelyn keston aikana julkaistaan useita puitejärjestelyn osa-alueiden sisäisiä kevennettyjä kilpailutuksia. Tarjouskilpailu Hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä 26 pykälän mukaisena EU-kynnysarvon ylittävänä palvelua koskevana hankintana. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään hankittava palvelu sekä palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan. Tarjouskilpailun perusteella solmitaan hankinnan kohteesta puitejärjestely, johon valitaan viisi (5) toimittajaa per osa-alue tarjouksissa annettujen enimmäishintojen perusteella, ellei vaatimukset täyttäviä tarjoajia ole vähemmän. Puitejärjestelyn sisäiset hankinnat tehdään osa-aluekohtaisesti kevennetyillä kilpailutuksilla, joihin voivat tarjota kaikki osa-alueen soveltuvat sopimustoimittajat. Kevennettyjen kilpailutusten voittajien kanssa solmitaan hankinnan kohteesta toimitussopimukset. Sopimus Sopimus palveluista tehdään puitejärjestelyyn valittavien sopimustoimittajien kanssa liitteenä olevan sopimusluonnoksen mukaisesti. Sopimukset on suunniteltu alkaviksi 1.11.2026 ja ne ovat voimassa 31.10.2028 saakka. Mahdollinen optiokauden kesto on 1.11.2028–31.10.2030. Esitys tarjouspyyntöasiakirjoiksi ovat liitteinä 2–17 (tarjouspyyntö, ESPD, alihankkijat, kaupungin eettinen ohjeistus, hankinnan kohteen kuvaus, yleiset tietoturvan ohjeet, henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus, palvelutasot, tekoälysopimusliite, tietosuoja- ja salassapitoliite, vaatimusmäärittely, vastuumatriisi, hintaliitteet sekä sopimusluonnos). Lisäksi liitteenä 1 on esittely hankinnan kohteesta. Hankintalain (1397/2016) 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun), joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä.

Käyntilaskennan hankinta kokonaispalveluna 2026–2028 (optiokausi 2028–2030): EU-puitejärjestelyn perustaminen

Päätös

Asiakirjan teksti

Päätösehdotus

Esittelijän perustelut