Pääkaupunkiseudun kirjastojärjestelmän hankinta

Helmet-kirjastojen käyttämä kirjastojärjestelmä on tullut teknisen elinkaarensa loppuun, eikä kaikilta osin enää täytä lainsäädännön asettamia vaatimuksia. Järjestelmä on kehitetty ennen GDPR-asetuksen voimaan astumista, eikä ole enää sitä kehittävän yrityksen lippulaivatuote. Kirjastojärjestelmän teknisen arkkitehtuurin rajat ovat myös tulleet vastaan Helmet-kirjastojen toiminnassa yhtäältä verkkokäytön volyymin ja toisaalta toiminnan kehittämisen mahdollisuuksien kannalta. Nykyisen kirjastojärjestelmän tilalle hankittavan uuden kirjastojärjestelmän on tarkoitus vastata nykyisen kirjastojärjestelmän ongelmiin erityisesti tietosuojan osalta. Uuden kirjastojärjestelmän on tarkoitus varmistaa: Henkilökunnan käyttöoikeuksien ajantasaisuus Helmet-kaupunkien HR-prosessiin kytketyllä rooliperustaisella käyttövaltuuksien hallinnalla Asiakkaiden tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus väestötietojärjestelmäintegraatiolla Asiakastietojen käytön tietosuojan taso aukottomalla kirjausketjulla. Lisäksi uuden kirjastojärjestelmän on tarkoitus estää asiakastietojen tahaton näkyminen asiakaspalvelutilanteissa, mikä mahdollistaa liikkuvan asiakaspalvelun ja asiakkaiden kohtaamisen kirjaston tiloissa. Kirjastojärjestelmästä on tehty tietopyyntö sekä käyty markkinavuoropuhelua potentiaalisten järjestelmätoimittajien kanssa. Vuoropuhelun ja kartoituksen pohjalta on määritelty pakolliset vaatimukset sekä valmistauduttu neuvotteluihin yhteistyössä Helmet-kuntien kanssa. Kirjastojärjestelmähankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo 48 kk sopimuskaudelle on noin 2 500 000 euroa, josta kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan osuus on 1 250 000 euroa. Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevaksi. Jatkuvat vuosittaiset kustannukset ovat arviolta 500 000 euroa, josta Helsingin osuus on 250 000 euroa. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on kirjastojärjestelmä SaaS-palveluna (Software as a Service) sisältäen toteutuksen, konfiguroinnin, käyttöönoton, integraatiot, tietojen siirron, tuen, koulutuksen ja ylläpidon. Kirjastojärjestelmän tulee olla nykyaikainen, uusilla ominaisuuksilla täydennettävissä ja sisältää tarvittavat toiminnallisuudet kirjaston asiakastietojen, aineiston, lainojen, palautusten ja varausten hallintaan sekä aineiston hankinnan ja luetteloinnin tukemiseen. Helmet on pääkaupunkiseudun kirjastojen yhteenliittymä, johon kuuluvat Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit. Helmet- kirjastojen tavoitteena on siirtyä uuteen kirjastojärjestelmään nykyisestä Sierra ILS:stä (Integrated Library System), jota tällä hetkellä käyttävät yhdessä kaikki Helmet-kaupunkien kaupunginkirjastot. Kirjastojärjestelmä kattaa noin 80 kirjastotoimipistettä. Tarjouskilpailu Tarjouskilpailun järjestävät yhdessä Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit siten, että Helsinki julkaisee tarjouspyynnön kaikkien kuntien nimissä ja puolesta, kukin kunta tekee oman samansisältöisen hankintapäätöksensä yhteisen tarjousvertailun jälkeen ja kukin kunta allekirjoittaa toimittajien kanssa yhteisen sopimusasiakirjan, jossa allekirjoittajina ovat kaikki kunnat. Hankintaprosessin myötä valitaan kilpailutuksen voittanut toimittaja ja varalle seuraavaksi pisteytyksessä tuleva toimittaja. Toissijaisen sopimuksen tarkoituksena on olla varalla, jos ensisijaisen toimittajan kanssa ei voida jostakin syystä edetä, jotta ei tarvitse järjestää uutta tarjouskilpailua. Hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 36 § mukaisella kilpailullisella neuvottelumenettelyllä 26 § mukaisena EU kynnysarvon ylittävänä hankintana. Tarjouskilpailu toteutetaan hankintalain mukaisella kilpailullisella neuvottelumenettelyllä hankinnan monimutkaisuuden vuoksi, jonka vuoksi hankinnassa käydään neuvottelut tarjoajien kanssa ennen kuin lopullinen tarjouspyyntö ja sopimus voidaan tehdä. Hankinnan laajuuden kuvausta ei myöskään voida laatia riittävän tarkasti viitaten standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen referenssiin. Neuvotteluihin valitaan kaikki ehdokkaat, jotka täyttävät osallistumiskutsuasiakirjoissa asetetut soveltuvuusvaatimukset (liite 4: Referenssit) ja muut vaatimukset. Neuvottelut kattavat vaatimukset, sopimukset, toteutusprojektin ja niihin liittyvät palvelut. Neuvottelut käydään englanniksi tai suomeksi. Lopullisten tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään hinta- laatusuhteeltaan parasta tarjousta. Hinnan painoarvo on 20 % ja laadun 80 %. Alustava aikataulu on seuraava: Ehdokkaiden tulee jättää osallistumishakemuksensa hankintailmoituksen mukaisesti toukokuuhun 2025 mennessä. Hankintayksikkö arvioi osallistumishakemukset ja valitsee ehdokkaat neuvotteluihin toukokuun 2025 loppuun mennessä. Neuvottelut alkavat 9.6.2025 ja jatkuvat, kunnes kaikki tarvittavat näkökohdat on käsitelty. Hankintayksikkö lähettää lopullisen tarjouspyynnön neuvottelujen päätyttyä, ja osallistujat jättävät lopulliset tarjouksensa tämän jälkeen. Hankintayksikön tavoitteena on arvioida tarjoukset ja tehdä sopimus syksyn 2025 aikana. Hankintalain (1397/2016) 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun), joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä.

Pääkaupunkiseudun kirjastojärjestelmän hankinta

Päätös

Asiakirjan teksti

Käsittely

Päätösehdotus

Esittelijän perustelut