Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto · 26.6.2025

Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslian, Kuvan Helsinki alueet 1-3 sekä 2025 Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan pohjoinen alue 1

Diaarinumero: HEL 2021-000123
Esittelijä: Kari Pudas

Päätös

Kaupunkiympäristön toimialan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto hyväksyi osa-alueittain kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja oikeutti kaupunkiympäristön toimialan Kanslian, kulttuurin ja vapaa-ajan tilat-yksikön päällikön sekä Kasvatuksen ja koulutuksen tilat-yksikön päällikön tekemään hankintaan sisältyvien kohteiden kiinteistönhoitopalveluja koskevat sopimukset osa-alueittain seuraavien yritysten kanssa: - Osa-alue 1: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslia, Kuva Helsinki alue 1: Palmia Oy - Osa-alue 2: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslia, Kuva Helsinki alue 2: RTK-Palvelu Oy - Osa-alue 3: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslia, Kuva Helsinki alue 3: Alltime Suomi Oy - Osa-alue 4: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kasko pohjoinen alue 1: Palmia Oy Rakennusten ja yleisten alueiden jaosto hylkäsi Nurmela Group Oy:n tarjouksen, koska sen tarjous toimitettiin tarjouspyynnössä tarjousten jättämiselle asetettujen ehtojen vastaisella tavalla ja tarjousten jättämiselle asetetun määräajan jälkeen. Kiinteistönhoitopalveluja koskevat sopimukset tehdään seuraavin ehdoin: Sopimus astuu voimaan aikaisintaan 15.9.2025 ja, kun sopimus on allekirjoitettu. Kaupunkiympäristön toimiala allekirjoittaa sopimuksen aikaisintaan, kun hankintalain mukainen odotusaika on kulunut ja hankintapäätös on lainvoimainen. Sopimus on voimassa määräaikaisena 31.8.2028 asti, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, jos sitä ei ole irtisanottu 31.5.2028 mennessä. Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimusta ei voida tehdä, ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste. Hankinnan arvon arvioidaan olevan vuosittain enintään 1 200 000 euroa (alv 0 %), sisältäen myös mahdolliset erikseen laskutettavat työt.

Asiakirjan teksti

Käsittely

Asian aikana kuultavana oli yksikön päällikkö Pasi Lönnberg. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Taustaa Kaupunkiympäristön toimialalla on käynnissä hallinnoimiensa kohteiden kiinteistönhoitosopimusten uudistaminen sopimusasiakirjojen osalta sekä huolto-ohjelmien ja palvelukirjaston uudistaminen voimassa olevan KiinteistöRYLlin mukaiseksi. Kohteet tullaan ryhmittelemään uudelleen nykyisiä kiinteistönhoitopalvelujen korituksia pienempiin kokonaisuuksiin (osa-alueisiin) alueellisin ja toimialakohtaisin perustein. Hankinnan perustiedot Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan rakennukset ja yleiset alueet on suorittanut alueilla Helsinki 1-3 sijaitsevien Kanslian, kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan käytössä olevien kohteiden sekä Helsingin pohjoisella alueella 1 sijaitsevien Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan käytössä olevien kohteiden kiinteistönhoitopalveluja koskevan kilpailutuksen. Hankintaan sisältyy 39 kohdetta. Tarjouslomakkeissa on näiden lisäksi nimetty optioina 10 kpl tiedossa olevia muita mahdollisia tulevia kohteita, joita ei tämän kilpailutuksen tässä vaiheessa hinnoitella, eivätkä ne siten vaikuta tarjousten vertailuhintaan. Tarjouskilpailulla valitaan osa-alueittain yksi (1) toimittaja, jonka kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainittujen kohteiden kiinteistönhoitopalveluja (kuten kiinteistöjen yleishoito, tekniset huoltopalvelut, energianhallintapalvelut, ulkoalueiden hoitopalvelut ja LVISA-vika- ja hälytyspalvelut) koskeva sopimus. Kunkin kohteen sisältämät kiinteistönhoitopalvelut on esitetty sähköisissä huolto-ohjelmissa ja hintatarjouslomakkeessa. Sopimus astuu voimaan aikaisintaan 15.9.2025 ja on voimassa määräaikaisena 31.8.2028 asti, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, jos sitä ei ole irtisanottu 31.5.2028 mennessä. Hankinnan arvon arvioidaan olevan vuosittain enintään 1 200 000 euroa (alv 0 %), sisältäen myös mahdolliset erikseen laskutettavat työt. Kohdeluettelo on liitteenä 7. Hankintamenettely Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslian, Kuvan Helsinki alueet 1-3 sekä 2025 Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan pohjoinen alue 1” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 3.4.2025. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa. Saadut tarjoukset Määräaikaan, 12.5.2025 klo 9.00, mennessä tarjouksen jätti viisi (5) tarjoajaa: Alltime Suomi Oy, ISS Palvelut Oy, Palmia Oy, RTK-Palvelu Oy ja SOL Kiinteistöpalvelut Oy. Saaduista tarjouksista neljä (4) koski osa-aluetta 1, neljä (4) osa-aluetta 2, neljä (4) osa-aluetta 3 ja kolme (3) osa-aluetta 4. Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjouspyynnössä ja ESPD-lomakkeella esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset. Tarjouspyyntö on liitteenä 5 ja ESPD-lomake liitteenä 6. Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus Nurmela Group Oy:n tarjous hylätään, koska sen tarjous toimitettiin tarjouspyynnössä tarjousten jättämiselle asetettujen ehtojen vastaisella tavalla ja tarjousten jättämiselle asetetun määräajan jälkeen. Nurmela Group Oy:stä ilmoitettiin sähköpostitse tarjousten jättämistä koskevan määräajan jälkeen 12.5.2025 klo 9.18 hankintayksikölle, että tarjousta ei ole pystytty toimittamaan Tarjouspalvelussa tapahtuneen virheen vuoksi. Samassa sähköpostiviestissä Nurmela Group Oy lähetti tarjouksen liitteet. Hankintayksikkö pyysi Tarjouspalvelua ylläpitävältä Cloudia Oy:ltä selvitystä tietojärjestelmän toiminnasta ja Nurmela Group Oy:n tarjousta koskevista lokitiedoista. Cloudia Oy on ilmoittanut tarkistaneensa, että Nurmela Group Oy:n tarjousta on tallennettu ennen määräaikaa, mutta tarjousta on yritetty lähettää liian myöhään juuri, kun määräaika on umpeutunut. Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 8 §:n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Pykälän esitöiden (HE 17/2002 vp s. 37) mukaan lähettäjä vastaa myös siitä, että viesti tulee perille määräajan kuluessa, jos viestin toimittamiselle on asetettu jokin määräaika. Cloudia Oy:ltä saadun selvityksen perusteella Nurmela Group Oy:n tarjousta ei ole toimitettu Tarjouspalveluun tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka ei ole saapunut tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla määräajassa Tarjouspalveluun. Muiden tarjoajien tarjoukset täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset ja näiden tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten vertailu Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, josta laadun osuus on 50 % ja hinnan 50 %. Laadunarviointi Laadunarvioinnissa käsiteltiin osa-alueittain kaikkien hyväksytyn tarjouksen jättäneiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouspyynnön liitteinä olevilla palautettavilla laadunarviointikaavakkeilla ilmoitettiin, että laadunarvioinnissa huomioidaan vain tarjoajan kyseisellä kaavakkeella ilmoittamat tiedot. Laadunarviointikriteerit ovat kaikissa osa-alueissa samat. Hankintayksikön edustajista koostunut arviointiryhmä antoi tarjouksille laatupisteet laadunarviointikaavakkeella esitetyn pisteytyksen mukaisesti. Laadunarviointikriteerit liitteenä 1 ja laadunarviointitaulukko liitteenä 2. Hintatarjoukset Hintatarjoukset annettiin osa-alueittain kiinteinä arvonlisäverottomina kuukausiveloitushintoina hankinnan kohteina olevien kiinteistöjen kiinteistönhoitopalveluista (kuten kiinteistöjen yleishoito, tekniset huoltopalvelut, energianhallintapalvelut, ulkoalueiden hoitopalvelut ja LVISA-vika- ja hälytyspalvelut), sekä arvonlisäverottomina, hankintamäärällään painotettuina, tuntiveloitus- ja yksikköhintoina tarjouspyynnössä määritellyistä erikseen veloitettavista tehtävistä. Kunkin kohteen sisältämät kiinteistönhoitopalvelut on esitetty sähköisissä huolto-ohjelmissa ja hintatarjouslomakkeissa. Tarjousten vertailuhinnat muodostuvat osa-alueittain kohteittain tarjottujen kiinteiden kuukausiveloitushintojen * 12 kk sekä hankittavalla määrällään kerrottujen yksikköhintojen * kohteiden määrän summasta. Tarjouslomakkeissa nimettyjä mahdollisia optiokohteita ei tämän kilpailutuksen tässä vaiheessa hinnoitella, eivätkä ne siten vaikuta tarjousten vertailuhintaan. Vertailuhintataulukot liitteenä 3. Laadun ja hinnan arviointi Tarjousten vertailussa käytettävät hintapisteet muodostuvat osa-alueittain siten, että vertailuhinnaltaan halvin tarjous (a) saa 50 hintapistettä. Muiden tarjousten hintapisteet muodostuvat näiden vertailuhinnasta (b) kaavalla a/b*50 pistettä. Tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat tarjousten laatupisteistä siten, että parhaat laatupisteet (c) saanut tarjous saa 50 laatupistettä. Muiden tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat näiden laatupisteistä (d) kaavalla d/c*50 pistettä. Tarjouksen vertailupisteet muodostuvat tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista hintapisteistä ja laatupisteistä siten, että parhaat yhteenlasketut pisteet (x) saanut tarjous saa 100 pistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet muodostuvat näiden tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista hinta- ja laatupisteistä (y) kaavalla y/x*100. Vertailutaulukot Hinta-laatu liitteenä 4. Sopimuskumppanien valinta Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjoaja voi jättää tarjouksen yhteen tai useampaan osa-alueeseen (1-4). Osa-alueiden 1-3 osalta tarjoaja voi tulla valituksi sopimustoimittajaksi vain yhteen osa-alueeseen. Tämän lisäksi tarjoaja voi tulla valituksi sopimustoimittajaksi osa-alueeseen 4. Mahdolliset poikkeukset tähän menettelyyn on kerrottu tarjouspyynnössä. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjoajan tulee kohdassa ”Hankinnan kriteerit” valita ensisijaisuusjärjestys (1, 2, 3 ja 4) siitä minkä osa-alueen sopimustoimittajaksi tarjoaja haluaa ensisijaisesti, toissijaisesti, kolmassijaisesti tai neljässijaisesti tulla valituksi. Osa-alueiden 1 ja 3 vertailussa parhaat pisteet saanut Alltime Suomi Oy oli valinnut osa-alueen 3 kolmassijaiseksi (3.) vaihtoehdoksi ja osa-alueen 1 neljässijaiseksi (4.) vaihtoehdoksi, joten Alltime Suomi Oy valitaan osa-alueen 3 sopimustoimittajaksi ja osa-alueen 1 vertailussa toiseksi parhaat pisteet saanut Palmia Oy valitaan osa-alueen 1 sopimustoimittajaksi. Osa-alueen 2 vertailussa parhaat pisteet saanut RTK-Palvelu Oy valitaan osa-alueen 2 sopimustoimittajaksi ja osa-alueen 4 vertailussa parhaat pisteet saanut Palmia Oy valitaan osa-alueen 4 sopimustoimittajaksi. Tarjoajien valinnan kriteerit on esitetty tarkemmin tarjouspyynnössä. Kiinteistönhoitopalveluja koskevat sopimukset tehdään osa-alueittain seuraavien yritysten kanssa: - Osa-alue 1: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslia, Kuva Helsinki alue 1: Palmia Oy - Osa-alue 2: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslia, Kuva Helsinki alue 2: RTK-Palvelu Oy - Osa-alue 3: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslia, Kuva Helsinki alue 3: Alltime Suomi Oy - Osa-alue 4: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kasko pohjoinen alue 1: Palmia Oy Sopimuskumppaniksi hyväksytyn osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset. Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella. Toimivalta Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 28.1.2025 § 43 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolla on hankintavaltuus yli kolmen (3) miljoonan euron hankinnoissa. Rakennusten ja yleisten alueiden jaosto on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.

Alkuperäinen asiakirja · Lähde: Helsingin kaupungin päätökset (paatokset.hel.fi)