Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto · 20.3.2025
Hankinta, kiinteistönhoitopalvelut, kasvatuksen ja koulutuksen toimialan koillisen suurpiirin alueet 3 ja 4
Asiakirjat näytetään suomeksi, kuten kaupunki ne julkaisee.
Päätös
Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto hyväksyi osa-alueittain kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja oikeutti kaupunkiympäristön toimialan Kasvatuksen ja koulutuksen tilat-yksikön päällikön tekemään hankintaan sisältyvien kohteiden kiinteistönhoitopalveluja koskevat sopimukset osa-alueittain seuraavien yritysten kanssa: - Osa-alue 1: 2025 Kasko koillinen suurpiiri, alue 3: SOL Kiinteistöpalvelut Oy - Osa-alue 2: 2025 Kasko koillinen suurpiiri, alue 4: ISS Palvelut Oy Rakennusten ja yleisten alueiden jaosto sulki pois tarjouskilpailusta Palmia Oy:n tarjouksen. Kiinteistönhoitopalveluja koskevat sopimukset tehdään seuraavin ehdoin: Sopimus astuu voimaan aikaisintaan 19.5.2025 ja, kun sopimus on allekirjoitettu. Kaupunkiympäristön toimiala allekirjoittaa sopimuksen aikaisintaan, kun hankintalain mukainen odotusaika on kulunut ja hankintapäätös on lainvoimainen. Sopimus on voimassa määräaikaisena 31.5.2028 asti, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, jos sitä ei ole irtisanottu 29.2.2028 mennessä. Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimusta ei voida tehdä, ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste. Hankinnan arvon arvioidaan olevan vuosittain enintään 1 200 000 euroa (alv 0 %), sisältäen myös mahdolliset erikseen laskutettavat työt.
Asiakirjan teksti
Päätösehdotus
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Esittelijän perustelut
Taustaa Kaupunkiympäristön toimialalla on käynnissä hallinnoimiensa kohteiden kiinteistönhoitosopimusten uudistaminen sopimusasiakirjojen osalta sekä huolto-ohjelmien ja palvelukirjaston uudistaminen voimassa olevan KiinteistöRYLlin mukaiseksi. Kohteet tullaan ryhmittelemään uudelleen nykyisiä kiinteistönhoitopalvelujen korituksia pienempiin kokonaisuuksiin (osa-alueisiin) alueellisin ja toimialakohtaisin perustein. Hankinnan perustiedot Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan rakennukset ja yleiset alueet on suorittanut koillisen suurpiirin alueilla 3 ja 4 sijaitsevien, kasvatuksen ja koulutuksen toimialan käytössä olevien, kohteiden kiinteistönhoitopalveluja koskevan kilpailutuksen. Hankintaan sisältyy 33 kohdetta. Tarjouslomakkeissa on näiden lisäksi nimetty optioina 5 kpl tiedossa olevia muita mahdollisia tulevia kohteita, joita ei tämän kilpailutuksen tässä vaiheessa hinnoitella, eivätkä ne siten vaikuta tarjousten vertailuhintaan. Tarjouskilpailulla valitaan osa-alueittain yksi (1) toimittaja, jonka kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainittujen kohteiden kiinteistönhoitopalveluja (kuten kiinteistöjen yleishoito, tekniset huoltopalvelut, energianhallintapalvelut, ulkoalueiden hoitopalvelut ja LVISA-vika- ja hälytyspalvelut) koskeva sopimus. Kunkin kohteen sisältämät kiinteistönhoitopalvelut on esitetty sähköisissä huolto-ohjelmissa ja hintatarjouslomakkeessa. Sopimus astuu voimaan aikaisintaan 19.5.2025 ja on voimassa määräaikaisena 31.5.2028 asti, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, jos sitä ei ole irtisanottu 29.2.2028 mennessä. Hankinnan arvon arvioidaan olevan vuosittain enintään 1 200 000 euroa (alv 0 %), sisältäen myös mahdolliset erikseen laskutettavat työt. Kohdeluettelo on liitteessä 7. Hankintamenettely Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”2025 Kiinteistönhoitopalvelut; Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan koillisen suurpiiriin alueet 3 ja 4” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 28.11.2024 sekä siihen liittyvä, 20.12.2024 julkaistu, korjausilmoitus. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa. Saadut tarjoukset Määräaikaan, 20.1.2025 klo 9.00, mennessä tarjouksen jätti viisi (5) tarjoajaa: Alltime Suomi Oy, ISS Palvelut Oy, Palmia Oy, RTK-Palvelu Oy ja SOL Kiinteistöpalvelut Oy. Saaduista tarjouksista viisi (5) koski osa-aluetta 1 ja viisi (5) osa-aluetta 2. Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjouspyynnössä ja ESPD-lomakkeella esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset. Tarjouspyyntö on liitteenä 5 ja ESPD-lomake liitteenä 6. Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus Palmia Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle hankintalain 81 §:n 1 momentin 9 kohdan nojalla liitteestä 8 ilmenevin perustein. Muiden tarjoajien tarjoukset täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset ja ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten vertailu Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, josta laadun osuus on 50 % ja hinnan 50 %. Laadunarviointi Laadunarvioinnissa käsiteltiin kaikkien tarjoajien tarjoukset. Tarjouspyynnön liitteinä olevilla palautettavilla laadunarviointikaavakkeilla ilmoitettiin, että laadunarvioinnissa huomioidaan vain tarjoajan kyseisellä kaavakkeella ilmoittamat tiedot. Laadunarviointikriteerit ovat molemmissa osa-alueissa samat. Hankintayksikön edustajista koostunut arviointiryhmä antoi tarjouksille laatupisteet laadunarviointikaavakkeella esitetyn pisteytyksen mukaisesti. Laadunarviointikriteerit liitteenä 1 ja laadunarviointitaulukko liitteenä 2. Hintatarjoukset Hintatarjoukset annettiin osa-alueittain kiinteinä arvonlisäverottomina kuukausiveloitushintoina hankinnan kohteina olevien kiinteistöjen kiinteistönhoitopalveluista (kuten kiinteistöjen yleishoito, tekniset huoltopalvelut, energianhallintapalvelut, ulkoalueiden hoitopalvelut ja LVISA-vika- ja hälytyspalvelut), sekä arvonlisäverottomina, hankintamäärällään painotettuina, tuntiveloitus- ja yksikköhintoina tarjouspyynnössä määritellyistä erikseen veloitettavista tehtävistä. Kunkin kohteen sisältämät kiinteistönhoitopalvelut on esitetty sähköisissä huolto-ohjelmissa ja hintatarjouslomakkeissa. Tarjousten vertailuhinnat muodostuvat osa-alueittain kohteittain tarjottujen kiinteiden kuukausiveloitushintojen * 12 kk sekä hankittavalla määrällään kerrottujen yksikköhintojen * kohteiden määrän summasta. Tarjouslomakkeissa nimettyjä mahdollisia optiokohteita ei tämän kilpailutuksen tässä vaiheessa hinnoitella, eivätkä ne siten vaikuta tarjousten vertailuhintaan. Hintavertailutaulukko liitteenä 3. Laadun ja hinnan arviointi Tarjousten vertailussa käytettävät hintapisteet muodostuvat osa-alueittain siten, että vertailuhinnaltaan halvin tarjous (a) saa 50 hintapistettä. Muiden tarjousten hintapisteet muodostuvat näiden vertailuhinnasta (b) kaavalla a/b*50 pistettä. Tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat tarjousten laatupisteistä siten, että parhaat laatupisteet (c) saanut tarjous saa 50 laatupistettä. Muiden tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat näiden laatupisteistä (d) kaavalla d/c*50 pistettä. Tarjouksen vertailupisteet muodostuvat tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista hintapisteistä ja laatupisteistä siten, että parhaat yhteenlasketut pisteet (x) saanut tarjous saa 100 pistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet muodostuvat näiden tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista hinta- ja laatupisteistä (y) kaavalla y/x*100. Hinta-laatu vertailutaulukko on liitteenä 4. Sopimuskumppanien valinta Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjoaja voi jättää tarjouksen molempiin osa-alueisiin (1 ja 2), mutta tulla valituksi sopimustoimittajaksi vain toiseen osa-alueeseen. Poikkeuksen tähän muodostaa sellainen tilanne, että vain yhdeltä tarjoajalta saadaan hyväksyttävä tarjous molempiin osa-alueisiin, jolloin sama tarjoaja voidaan valita molempien osa-alueiden sopimustoimittajaksi. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjoajan tulee kohdassa ”Hankinnan kriteerit” valita ensisijaisuusjärjestys siitä kumman osa-alueen sopimustoimittajaksi tarjoaja haluaa ensisijaisesti tulla valituksi, mikäli sama tarjoaja olisi vertailuhinnan kokonaisedullisuuden perusteella tulossa valituksi molempien osa-alueiden (1 ja 2) sopimustoimittajaksi. Molempien osa-alueiden vertailussa parhaat pisteet saanut ISS Palvelut Oy oli valinnut ensisijaiseksi vaihtoehdoksi osa-alueen 2. Tarjoajien valinnan kriteerit on esitetty tarkemmin tarjouspyynnössä. Kiinteistönhoitopalveluja koskevat sopimukset tehdään osa-alueittain seuraavien yritysten kanssa: - Osa-alue 1: 2025 Kasko koillinen suurpiiri, alue 3: SOL Kiinteistöpalvelut Oy - Osa-alue 2: 2025 Kasko koillinen suurpiiri, alue 4: ISS Palvelut Oy Sopimuskumppaniksi hyväksytyn osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset. Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella. Toimivalta Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 28.1.2025 § 43 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolla on hankintavaltuus yli kolmen (3) miljoonan euron hankinnoissa. Rakennusten ja yleisten alueiden jaosto on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.
Alkuperäinen asiakirja · Lähde: Helsingin kaupungin päätökset (paatokset.hel.fi)