Kaupunginhallitus · 9.6.2025

Tapahtumapalveluiden hankintaoikaisupäätös

Diaarinumero: HEL 2024-006514
Esittelijä: Jukka-Pekka Ujula

Päätös

Kaupunginhallitus oikaisi tapahtumapalveluiden yhteishankinnasta 16.4.2025 § 29 tehtyä 2. osa-alueen hankintapäätöstä oheisten korjattujen arviointi- ja vertailuliitteiden mukaisesti (liitteet 1 ja 2) ja valitsi toimittajiksi hankinnan 2. osa-alueeseen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneet tarjoajat etusijajärjestyksessä: 1) Lataamo Group Oy, 2) Liwlig Finland Oy ja 3) Management Events Studio Oy. Samalla kaupunginhallitus kumosi tapahtumapalveluiden yhteishankinnan 2. osa-alueen hankintapäätöksen 16.4.2025 § 29 siltä osin kuin hankintapäätöstä tällä päätöksellä oikaistaan. Muilta osin hankintapäätös 16.4.2025 § 29 säilyy ennallaan.

Asiakirjan teksti

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hankintajohtaja on 16.4.2025 § 29 tehnyt hankintapäätöksen tapahtumapalveluiden yhteishankinnasta. Hankinnan kohteena ovat tapahtumapalvelut, joissa sisä- ja ulkotiloissa toteutettavat tapahtumat kohdistetaan kaupungin sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille. Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, joka jakautuu kahteen osa-alueeseen: 1) hybriditapahtumat ja 2) fyysiset tapahtumat. Molempiin osa-alueisiin valitaan kolme sopimustoimittajaa. Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on paras hinta-laatusuhde, jossa hinnan painotus on 30 % ja laadun 70 %. Molemmat osa-alueet vertaillaan erikseen. Hankintapäätöksen jälkeen on ilmennyt, että hankintamenettelyssä on hankinnan 2. osa-alueen laatuvertailussa tapahtunut virhe. Virhe johtuu arviointityöryhmän väärästä arvioinnista Liwlig Finland Oy:n tuotantoehdotuksen laatuvertailussa. Koska virhe perustuu hankintamenettelyssä käytettyjen arviointiperusteiden vääränlaiseen soveltamiseen, ja virheellä on oikeudellisia vaikutuksia tarjoajien asemaan, hankintayksikkö oikaisee päätöstä virheellisiltä osin. Korjattu arviointi- ja pisteytysliite (liite 1) on tämän esityksen liitteenä. Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajan tuli ladata tarjouksensa liitteeksi tuotantoehdotus, joka vastaa tarjouspyynnön 9. liitteessä (osa-alue 2) annettua tehtävänantoa. Ladattavan liitteen tuli olla täysin anonyymi. Siinä ei saanut olla mitään yrityksen tunnistetietoja, joista tuotantoehdotuksen arvioiva asiantuntijaraati tunnistaisi tarjoajan. Tarjouspyynnön 9. liite on tämän esityksen liitteenä (liite 3). Tuotantoehdotus pisteytettiin tarjouspyynnön 9. liitteessä kerrotulla tavalla kuuden pisteytettävän vaatimuksen avulla. Kustakin vaatimuksesta oli mahdollista saada 0, 5 tai 10 pistettä. Pisteytyksen arviointiperusteet on selvitetty liitteen sivulla 9. Liwlig Finland Oy:n tuotantoehdotuksen pisteytyksessä tapahtui 6. vaatimuksen kohdalla arviointiperusteiden soveltamisessa virhe: viiden pisteen sijasta arviointityöryhmän merkitsemä pistemäärä on nolla pistettä. Liwlig Finland Oy:n tuotantoehdotus täyttää kuitenkin vaatimuksen arviointiperusteet siten, että oikea pistemäärä on viisi pistettä. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi virhe tulee korjata. Tarjousten vertailu on korjattu oheisen korjatun vertailutaulukon mukaisesti (liite 2). Korjatun vertailun mukaan hankinnan 2. osa-alueen (fyysiset tapahtumat) kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen ovat antaneet etusijajärjestyksessä 1) Lataamo Group Oy, 2) Liwlig Finland Oy ja 3) Management Events Studio Oy. Asianosaisia on hallintolain 34 §:n mukaisesti kuultu hankintayksikköaloitteisen hankintaoikaisun johdosta. Määräaikaan mennessä ei ole saapunut lausuntoja. Hankintalain 132 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.

Aiempi käsittely muissa toimielimissä

Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 16.04.2025 § 29

Päätös Hankintajohtaja päätti hyväksyä seuraavat toimittajat osa-alueittain Tapahtumapalvelujen yhteishankinnan puitejärjestelyyn kokonaistaloudellisesti edullisimpana. Osa-alue 1 Hybriditapahtumat Lataamo Group Oy Management Events Studio Oy Liwlig Finland Oy Osa-alue 2 Fyysiset tapahtumat Lataamo Group Oy Management Events Studio Oy Tapahtumantekijät PN Oy Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, jonka varsinainen sopimuskausi on kolme vuotta. Lisäksi hankintaan kuuluu yhden vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä. Hankintajohtaja päätti sulkea Factor Nova Oy:n ja Red Events Oy:n osa-alueelta 1 ja 2, Kokouspiste Oy:n osa-alueelta 1 ja Wulff Entre Ltd osa-alueelta 2 tarjouskilpailusta, koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia Hankinnan arvonlisäveroton enimmäisarvo on 4 500 000 euroa. Päätöksen perustelut Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 15.1.2025 päivättyyn tarjouspyyntöön H031-24, Dnro HEL 2024-006514. Tapahtumapalveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 16.1.2025 ja korjausilmoitus 7.2.2025 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 24.2.2025. Määräaikaan mennessä saapui 13 tarjousta. Osa-alueeseen 1 Hybriditapahtumat saapui 10 tarjousta Factor Nova Oy Idea ja Tuotanto Wolt Oy Kokouspiste Oy Lataamo Group Oy Management Events Studio Oy Red Events Oy Stremia Oy Tapahtumantekijät PN Oy Liwlig Finland Oy Vaihde Helsinki Oy Osa-alueeseen 2 Fyysiset tapahtumat saapui 12 tarjousta Factor Nova Oy Fair Factory Idea ja Tuotanto Wolt Oy Kokouspiste Oy Lataamo Group Oy Management Events Studio Oy Red Events Oy Sisters & Company Oy Tapahtumantekijät PN Oy Liwlig Finland Oy Vaihde Helsinki Oy Wulff Entre Ltd Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen Tarjouspyynnön kohdassa Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset / Tekninen ja ammatillinen pätevyys liitteessä 3 Referenssit on esitetty tarjoajan kokemukseen liittyvät vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet sekä liitteessä 4 Henkilöstö on esitetty tarjoajan nimeämälle projektinjohtajalle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjouspyynnössä edellytettiin, että Projektinjohtajalla tulee olla vähintään 5 vuoden työkokemus viimeiseltä 10 vuodelta projektinjohtajan tehtävistä hankinnan kohteen mukaisista tapahtumapalveluista. Kokemuksen tulee sisältää julkisen sektorin tapahtumatuotantoja. Tarjoajien Factor Nova Oy, Red Events Oy ja Wulff Entre Ltd tarjoukset eivät täyttäneet projektinjohtajalle asettuja vaatimuksia, joten Factor Nova Oy ja Red Events Oy suljetaan pois tarjouskilpailusta osa-alueelta 1 ja 2 sekä Wulff Entre Ltd suljetaan tarjouskilpailusta osa-alueelta 2 tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia. Kokouspiste Oy ei toimittanut liitettä 3 Referenssit osa-alueelle 1, joten tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta osa-alueelta 1 tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia. Factor Nova Oy:n tarjouksessa ei ollut lainkaan kerrottu, oliko nimetyllä projektinjohtajalla vaadittua kokemusta julkisen sektorin tapahtumatuonnoista. Red Events Oy:n tarjouksessa oli projektinjohtajan työkokemuksen kuvaukseen ilmoitettu tehtävänimike mutta ei ollut kuvattu, millaista hankinnan kohteen mukaista kokemusta projektinjohtajalla oli tapahtumapalveluista. Wulff Entre Ltd:n tarjouksessa nimetyllä projektinjohtajalla ei ollut vaatimuksen mukaisia kokemusvuosia projektinjohtajan tehtävistä. Kaikki muut tarjoajat täyttävät tarjousten perusteella soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen Soveltuvien tarjoajien tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten vertailu Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta. Hinnan painoarvo on 30 % ja laadun 70 %. Laadun osalta arvioidaan osa-aluekohtaisesti tarjoajan tuotantoehdotus, jossa maksimipistemäärä on 70 pistettä. Lisäksi laatupisteitä sai 10 pistettä, mikäli tarjoajalla on tapahtumatuotannon ympäristösertifikaatti tai vastaava. Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen on tämän päätöksen liitteinä. Vertailun perusteella puitejärjestelyyn valitaan etusijajärjestyksessä seuraavat tarjoajat: Osa-alue 1 Hybriditapahtumat Lataamo Group Oy Management Events Studio Oy Liwlig Finland Oy Osa-alue 2 Fyysiset tapahtumat Lataamo Group Oy Management Events Studio Oy Tapahtumantekijät PN Oy Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.

Alkuperäinen asiakirja · Lähde: Helsingin kaupungin päätökset (paatokset.hel.fi)